Análisis y evaluación del plan
de compras de la Fiscalía
General de la Nación a través
de proyección financiera y
estadística: período 2014-2017
INSTITUTO
LATINOAMERICANO
DE ALTOS ESTUDIOS
Marcela María Yepes Gómez
[mamayego@hotmail.com ]
Profesional en Economía Empresarial, Especialista
en Derecho de la Empresa y Magister en
Administración Económica y Financiera, estudiante
de último semestre de Derecho, y estudios en
Planeación y Direccionamiento Estratégico.
Amplia experiencia laboral en la construcción
de metodologías e instrumentación aplicable a
las necesidades de las comunidades y entidades
públicas, evaluación de riesgos, gestión de recursos
para la dinamización de programas y proyectos e
implementación de políticas públicas.
Análisis y evaluación del plan
de compras de la Fiscalía
General de la Nación a través
de proyección financiera y
estadística: período 2014-2017
Marcela María Yepes Gómez
INSTITUTO
LATINOAMERICANO
DE ALTOS ESTUDIOS
Queda prohíbida la reproducción por cualquier medio
físico o digital de toda o una parte de esta obra
sin permiso expreso del Instituto Latinoamericano
de Altos Estudios -ILAE-.
Publicación sometida a evaluación de pares académicos
(Peer Review Double Blinded).
Esta publicación está bajo la licencia Creative Commons
Reconocimiento - NoComercial - SinObraDerivada 3.0 Unported License.
isbn
978-958-53460-6-2
©
Marcela María Yepes Gómez, 2021
©
Instituto Latinoamericano de Altos Estudios -ilae-, 2021
Derechos patrimoniales exclusivos de publicación y distribución de la obra
Cra. 18 # 39A-46, Teusquillo, Bogotá, Colombia
pbx: (571) 232-3705, fax (571) 323 2181
www.ilae.edu.co
Diseño de carátula y composición: Harold Rodríguez Alba
Edición electrónica: Editorial Milla Ltda. (571) 702 1144
editorialmilla@telmex.net.co
Editado en Colombia
Published in Colombia
 ·
[5]
Contenido
Agradecimientos
13
Introducción
15
Capítulo primero
Aspectos generales
17
I.
Situación problema
17
A. Planteamiento del problema
17
B. Formulación del problema
18
II. Objetivos
19
A. Objetivo general
19
B. Objetivos específicos
19
III. Justificación y delimitación de la investigación
19
A. Justificación
19
B. Delimitación de la investigación
21
Capítulo segundo
Marco de referencia
23
I.
Marco teórico
23
A. Modelo de compras públicas sustentables para
América Latina
23
B. Responsabilidad del departamento de compras
26
C. Funciones del departamento de compras
27
D. Proceso de compras
27
E. Planeación estratégica
28
F.
¿Cómo pueden contribuir las compras a los
objetivos y estrategias organizacionales?
28
G. Sistema de compras
29
H. Selección del proveedor
30
1.
Relación comprador - proveedor
31
2.
Evaluación del proveedor
32
I.
La evaluación
32
J.
Evaluación de la eficiencia de compras
33
1.
Asignación por objetivos
33
2.
Índices de medición de eficiencia
34
II. Marco legal
35
III. Marco conceptual
37
[6]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Capítulo tercero
Metodología y técnicas
41
I.
Pregunta de investigación
41
II. Fases
41
III. Tipo de estudio
42
IV. método de investigación
42
V. Fuentes, técnicas de recolección y tratamiento de la
información
43
A. Fuentes primarias
43
B. Fuentes secundarias
43
C. Técnicas de recolección
43
D. Tratamiento de la información
43
Capítulo cuarto
Análisis teórico y metodológico del plan de compras
45
I.
Primera etapa
45
II. Segunda etapa
47
III. Tercera etapa
48
IV. Cuarta etapa
49
V. Quinta etapa
50
VI. Sexta etapa
52
Capítulo quinto
Evaluación administrativa y financiera
del plan de compras
55
I.
Diseño del sistema de seguimiento y evaluación
56
II. Plan de indicadores
56
A. Indicador de eficacia
58
B. Indicador de ahorro
58
C. Indicador de cumplimiento
59
D. Indicador de desviación
59
E. Indicador de participacion
60
F.
Indicador de modalidad
60
Capítulo sexto
Proyección financiera y estadística del plan de
compras para los años 2014 a 2017
63
I.
Cálculo de conceptos o rubros presupuestales
64
A. Identificación de las necesidades
64
B. Identificación de rubros presupuestales
65
C. Identificación de bienes
67
D. Identificación de servicios
69
E. Necesidades de bienes
70
F.
Estadísticas conformación de necesidades
históricas de bienes
77
[7]
Contenido
G. Estadísticas conformación de necesidades
proyectadas de bienes
80
H. Necesidades de servicios
84
I.
Estadísticas conformación de necesidades
históricas de servicios
87
J.
Estadísticas conformación de necesidades
proyectadas de servicios
90
II. Índice icce
93
III. Resultados de la aplicación del icce
94
A. Variación del icce año 2011
94
B. Variación del icce año 2012
94
C. Variación del icce año 2013 (a noviembre)
94
D. Variación del icce proyectada año 2014
95
E. Variación del icce proyectada año 2015
95
F.
Variación del icce proyectada año 2016
95
G.
Variación del icce proyectada año 2017
96
Capítulo séptimo
Propuesta de mejoramiento estratégico
para el plan de compras
97
I.
Análisis matriz dofa
98
II. Diseño de estrategias
99
A. Estrategias para disminuir los costos de servicios
99
B. Estrategias para disminuir los gastos operacionales
100
C. Estrategias para reducir el capital invertido
100
Capítulo octavo
Conclusiones y recomendaciones
101
I.
Conclusiones
101
II. Recomendaciones
103
Bibliografía
105
[9]
Contenido
índice de tablas
Tabla 1.
Primera etapa
45
Tabla 2.
Segunda etapa
47
Tabla 3.
Tercera etapa
48
Tabla 4.
Cuarta etapa
49
Tabla
5.
Quinta etapa
50
Tabla
6.
Sexta etapa
52
Tabla
7.
Indicador de eficacia
58
Tabla
8.
Indicador de ahorro
58
Tabla
9.
Indicador de cumplimiento
59
Tabla 10.
Indicador de desviación
59
Tabla
11.
Indicador de participación
60
Tabla
12.
Indicador de modalidad
60
Tabla
13.
Identificación de bienes
67
Tabla
14.
Identificación de servicios
69
Tabla
15.
Necesidades históricas de bienes
70
Tabla
16.
Necesidades proyectadas de bienes
73
Tabla
17.
Consolidado de necesidades históricas de bienes
76
Tabla
18.
Consolidado de necesidades proyectadas de bienes
76
Tabla
19.
Bienes históricos 2011
77
Tabla
20.
Bienes históricos 2012
78
Tabla
21.
Bienes históricos 2013
79
Tabla
22.
Bienes proyectados 2014
80
Tabla
23.
Bienes proyectados 2015
81
Tabla
24.
Bienes proyectados 2016
82
Tabla
25.
Bienes proyectados 2017
83
Tabla
26.
Necesidades históricas de servicios
84
Tabla
27.
Necesidades proyectadas de servicios
85
Tabla
28.
Consolidado de necesidades históricas de servicios
87
Tabla
29.
Consolidado de necesidades proyectadas de servicios
87
Tabla
30.
Servicios históricos 2011
87
Tabla
31.
Servicios históricos 2012
88
Tabla
32.
Servicios históricos 2013
89
Tabla
33.
Servicios proyectados 2014
90
Tabla
34.
Servicios proyectados 2015
91
Tabla
35.
Servicios proyectados 2016
92
[10]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Tabla 36. Servicios proyectados 2017
92
Tabla 37. Valoración del Índice icce
93
Tabla 38. Variación del icce 2011
94
Tabla 39. Variación del icce 2012
94
Tabla 40. Variación del icce 2013 (a noviembre)
94
Tabla 4 1. Variación del icce 2014
95
Tabla 42. Variación del icce 2015
95
Tabla 43. Variación del icce 2016
95
Tabla 44. Variación del icce 2017
96
Tabla 45. Matriz dofa
98
[11]
Contenido
índice de gráficos
Gráfico 1. Bienes históricos 2011
77
Gráfico 2. Bienes históricos 2012
78
Gráfico 3. Bienes históricos 2013
79
Gráfico 4. Bienes proyectados 2014
80
Gráfico 5. Bienes proyectados 2015
81
Gráfico 6. Bienes proyectados 2016
82
Gráfico 7. Bienes proyectados 2017
83
Gráfico 8. Servicios históricos 2011
88
Gráfico 9. Servicios históricos 2012
88
Gráfico 10. Servicios históricos 2013
89
Gráfico 11. Servicios proyectados 2014
90
Gráfico 12. Servicios proyectados 2015
91
Gráfico 13. Servicios proyectados 2016
92
Gráfico 14. Servicios proyectados 2017
93
[13]
Agradecimientos
A mis padres por su apoyo y valiosa experiencia.
A mi esposo y mis hijos por su infinito amor.
A mis familiares por su ayuda y compañía constante.
A todos los amigos que han creído en mi crecimiento personal y que de una u otra
manera contribuyeron para la realización de este proyecto.
A mis profesores y amigos de la Universidad Tecnológica de Pereira por su aporte
y conocimientos en su labor.
A mi asesor metodológico, por su invaluable guía y disposición incondicional
para conmigo.
[15]
Introducción
El proceso de compras de una institución colombiana no logra ser eficiente y
eficaz sin que el Estado tenga una adecuada y oportuna planificación de com-
pras y contrataciones, como lo estipula la Ley 598 de 18 de julio de 2000 “por
la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación
Estatal, sice, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, cubs, y el Registro Único
de Precios de Referencia, rupr, de los bienes y servicios de uso común en la Ad-
ministración Pública”1, la Resolución 5313 de 8 de marzo de 20022, las normas
de contratación administrativa, la Ley 80 de 28 de octubre de 19933, las normas
de austeridad en el gasto público y las normas de control fiscal.
La planificación busca tener, de una manera oportuna, las siguientes infor-
maciones: ¿quién requiere?, ¿cuándo lo requiere?, ¿dónde lo requiere?,
¿cuánto requiere? y ¿cómo lo requiere?
El principio de la planificación de compras, se fundamenta en la orien-
tación hacia la satisfacción de las expectativas y necesidades de los clien-
tes internos de las entidades del Estado, los ciudadanos y todos los posibles
oferentes del Estado, que no es solo imprescindible a la hora de evaluar la
coherencia entre la acción y la planificación estratégica de la entidad, sino que
también lo es para garantizar la gestión eficiente de los recursos disponibles y
una actuación responsable consecuente con las demandas de la sociedad civil
que las sustentan.
Se hace conocer, a través del análisis, en qué punto está la organización con
relación a las necesidades de bienes y servicios, identificando las principales
deficiencias, carencias y problemas que impiden mejorar la satisfacción
de los grupos interesados. En segundo lugar, el análisis debe llevar a definir y
sistematizar las posibles acciones de mejora que maximicen el impacto de
la acción de la entidad. Estas acciones, una vez programadas, priorizadas, valo-
radas y aprobadas conformarán el Plan de Compras, que deberá ser coherente
con el presupuesto, el sistema contable y financiero y el Plan de Acción
Institucional, para dar respuesta a las necesidades y expectativas de las partes
interesadas y poder desarrollar sus programas y proyectos.
El presente documento pretende lograr que la Fiscalía General de la Nación,
a través de la planificación y proyección del Plan de Compras para los años
2014, 2015, 2016 y 2017, obtenga una herramienta de gestión administrativa
1
Diario Oficial, n.° 44.092 de 19 de julio de 2000, disponible en [http://www.suin-
juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1807404].
2
Diario Oficial, n.° 44.734 de 8 de marzo de 2002, disponible en [https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6185 ].
3
Diario Oficial, n.° 41.094 de 28 de octubre de 1993, disponible en [http://www.
secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html ].
efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, necesaria
para cumplir con los programas y proyectos que se han establecido dentro de su
Plan de Acción.
[17]
Capítulo primero
Aspectos generales
I. Situación problema
A. Planteamiento del problema
La formulación de planes detallados de las necesidades de bienes y
servicios constituye un aspecto importante de la función de plani-
ficación de la alta administración. La programación y el control de
los costos, a menudo se vuelven críticos porque el costo de funcio-
namiento y la eficiencia con la que pueda conducirse la operación
sobre una base cotidiana dependen, en gran medida, del flujo de los
materiales y servicios (a un costo razonable) hacia las distintas subdi-
visiones de la organización.
Con la elaboración de los planes de compras, la administración
pública colombiana cuenta con una herramienta gerencial que evita
la acumulación de excedentes en los inventarios y las insuficiencias en
los mismos, toda vez que ambas condiciones pueden ser en extremo
costosas, de manera que se realice una efectiva, correcta y oportuna
ejecución del presupuesto. Obliga a los ejecutivos de cada entidad es-
[18]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
tatal a analizar las necesidades reales en sus diferentes dependencias,
prever problemas importantes y tomar decisiones en el momento en
que deban tomarse y no cuando por necesidad, tengan que tomarse.
La Fiscalía General de la Nación es un organismo indepen-
diente adscrito a la rama judicial del Poder Público en Colombia,
que día a día ha tomado conciencia sobre la urgente necesidad de
modernizar el sistema de compras y contrataciones públicas dando
cumplimiento a la normatividad relacionada con el tema; sin embar-
go no cuenta con un programa de proyección financiera y estadísticas
de su Plan de Compras que le permita pronosticar sus gastos e
inversiones en un periodo determinado de manera organizada, que
permita analizar e interpretar los datos estadísticamente para realizar
una toma de decisión más efectiva.
El programa de proyección financiera y estadísticas de compras,
constituye la luz verde para comprar al costo planificado ciertas calida-
des y cantidades de bienes y servicios. Al tomar en cuenta las variaciones
importantes de las necesidades reales de funcionamiento con relación
al presupuesto, el área de compras de la Fiscalía General de la Nación
puede proceder al cumplimiento de la principal responsabilidad de ad-
quirirlos como se planificó, aprovechando al máximo de la estadística
financiera enfocada a generar herramientas básicas para el análisis de
información4.
B. Formulación del problema
El trabajo está orientado a resolver la siguiente pregunta: ¿Cómo rea-
lizar un análisis y evaluación del Plan de Compras de la Fiscalía
General de la Nación a través de proyección financiera y estadís-
tica para el período 2014-2017, de tal manera que se conviertaa en
una herramienta para apoyar el control de gestión?
4
Francisco Esteo Sánchez. Análisis de estados financieros, planificación
y control (comentarios y casos prácticos), Madrid, Centro de Estudios Fi-
nancieros, 1989.
[19]
Aspectos generales
II. Objetivos
A. Objetivo general
Realizar un análisis y evaluación del Plan de Compras de la Fiscalía
General de la Nación a través de proyección financiera y estadística
para el período 2014-2017.
B. Objetivos específicos
Analizar teórica y metodológicamente el actual Plan de Compras de
la Fiscalía General de la Nación.
Evaluar administrativa y financieramente el actual Plan de Compras.
Realizar proyecciones financieras y estadísticas para el Plan de
Compras para los años 2014-2017.
Formular una estrategia de mejora para el Plan de Compras de la
institución.
III. Ju s t i f i cac i ó n y d e l imi tac i ó n d e la
investigación
A. Justificación
Las adquisiciones públicas son el proceso mediante el cual el Estado
convierte el presupuesto (los fondos confiados a su cuidado) en bie-
nes, servicios y obras para la comunidad. No se trata, por tanto, de una
simple función administrativa, sino de una de funciones más impor-
tantes para el desarrollo del país y para el buen gobierno. La impor-
tancia económica de las adquisiciones públicas en Colombia es indis-
cutible, pues se estima que representan cerca del 30% del presupuesto
[20]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
público y 15% del tamaño de la economía nacional5. Su importancia
política también es enorme, pues la transparencia y la eficiencia de las
adquisiciones públicas son determinantes de la confianza de los ciuda-
danos en el Estado y de la gobernabilidad general. Más relevante aún
es su importancia social, pues de los procesos de adquisición pública
dependen, por ejemplo, la oportunidad y calidad con que lleguen a los
niños y niñas la alimentación escolar o las computadoras destinadas
al desarrollo integral, la solidez y seguridad con que se construyen las
carreteras, la disponibilidad y calidad de los equipos y medicamentos
de los hospitales o la rapidez con la que las comunidades tengan siste-
mas confiables de agua potable.
En el pasado, la función de adquisiciones era considerada una ta-
rea no estratégica que no exigía una política general para orientarla,
una sólida estructura de planificación integrada, un sistema de moni-
toreo integral o la profesionalización de sus operadores. Al no verla
como función estratégica, se permitía que la contratación pública se
atomizara al arbitrio de cada entidad. Debido a este fraccionamiento
institucionalizado, los mismos bienes y servicios eran adquiridos de
muy distinta manera por las diferentes entidades y aún dentro de una
misma entidad, lo cual minimizaba la eficiencia del sistema, elevaba
de manera extraordinaria sus costos, impedía disponer de informa-
ción comparativa para evaluar las mejores y peores prácticas y multi-
plicaba los riesgos de error, abuso y corrupción.
Hoy, el gobierno central impone el cumplimiento de las políticas de
austeridad a las entidades del sector público exigiendo que se ejecuten
las contrataciones teniendo en cuenta los principios de igualdad, mora-
lidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, de con-
formidad con el artículo 5.° de la Ley 598 de 2000 ya citada, en concor-
dancia con las leyes anuales del presupuesto y el Decreto 111 de enero
15 de 19966, donde se expresa que el Plan de Compras de las entidades
estatales deberá construirse, consultando el Catálogo Único de Bienes y
Servicios -cubs- y el Registro Único de Precios de Referencia -rupr-.
De acuerdo a las políticas de ajuste fiscal y racionalización del gas-
to público, la Fiscalía General de la Nación estima los requerimientos
mínimos necesarios que garanticen el normal funcionamiento de la
5
Departamento Administrativo Nacional de Estadística. Boletín
Informativo, Bogotá, dane, marzo de 2013.
6
Diario Oficial, n.° 42.692 de 18 de enero de 1996, disponible en [http://
www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1024830 ].
[21]
Aspectos generales
entidad y teniendo en cuenta el carácter de adquisición de bienes y
servicios para las áreas que le sirven de apoyo, con el fin de optimizar
al máximo los recursos técnicos y humanos y brindar cada día un me-
jor y oportuno servicio a la comunidad y a la Nación.
El Programa de proyección financiera y estadísticas del Plan de
Compras de la Fiscalía General de la Nación, estará comprometido
con el objetivo político, económico y social de elevar la oportunidad,
la calidad e integridad con la que la entidad atiende los derechos de
los ciudadanos.
B. Delimitación de la investigación
El presente trabajo tiene una cobertura a nivel de análisis y evaluación
del Plan de Compras de la Fiscalía General de la Nación a través de
proyección financiera y estadística para el período 2014-2017.
En el ámbito académico, el proyecto se encuentra enmarcado den-
tro del área de la administración económica y financiera aplicando
conocimientos de las siguientes áreas:
--
Análisis estadístico
-–
Gestión administrativa
-–
Principios contables y matemáticas financieras
-–
Planeación financiera
-–
Contabilidad gerencial
-–
Econometría
-–
Gestión financiera
-–
Análisis económico de inversiones
-–
Seminario de investigación
-–
Mercado de derivados
-–
Trabajo de grado
[23]
Capítulo segund o
Marco de referencia
I. Marco t e ó r i c o
Desde la formación de la República, las compras y contrataciones
gubernamentales se han caracterizado por ser un mecanismo de ad-
quisición de riquezas de los diferentes funcionarios encargados de la
instituciones del gobierno, debido a la poca regulación que existía, a
las distintas violaciones que se realizan desde las diferentes institucio-
nes de la administración, además en varias ocasiones los funcionarios
son actores del sistema de compras y contrataciones. Un cambio muy
importante que está afrontando el Gobierno colombiano es la crea-
ción del gobierno electrónico, los principales avances de éste, ha sido
provechoso para garantizar eficiencia, eficiencia y sobre todo transpa-
rencia en las convocatorias y en la escogencia de proveedores.
A. Modelo de compras públicas sustentables para América Latina
El gasto público desempeña una función clave en el fomento del cre-
cimiento de la economía. Además de sus efectos macroeconómicos,
las políticas de gastos pueden influir en el crecimiento por varias vías,
[24]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
entre ellas sus consecuencias en el desarrollo del capital físico y hu-
mano. Así mismo, puede influir de manera sustancial en la adopción
de un sendero de crecimiento sustentable fomentando la producción
y comercialización de bienes y servicios más adecuados en términos
sociales y ambientales.
El gasto de los gobiernos contribuye de manera significativa en el
producto interno bruto de los países. De hecho, el gobierno es el prin-
cipal consumidor de la economía nacional. Los gobiernos europeos
gastan cada año alrededor del 16% del pbi en bienes y servicios; el
gasto público de los países latinoamericanos ronda en un 24%. La im-
portancia relativa que tienen los gobiernos en sus respectivos merca-
dos como consumidores representa una oportunidad importante para
apalancar el desarrollo de un mercado de bienes y servicios sustenta-
bles, que sigue siendo aún un nicho en la mayor parte de los países de
la región latinoamericana.
Así mismo, su alto poder de compra define una importante res-
ponsabilidad de los gobiernos en las características del crecimiento
y desarrollo que desea impulsar, en cuanto a su equilibrio en el largo
plazo de las dimensiones económicas, sociales y ambientales.
En un contexto de creciente aceptación global sobre la necesidad
de encauzar el desarrollo en patrones de sustentabilidad como un
marco general para las políticas públicas en todos los niveles de go-
bierno así como del mundo privado, las dimensiones ambientales y
sociales han ido cobrando cada vez mayor importancia, incluso tam-
bién en los sistemas de compras gubernamentales.
La racionalidad detrás de los objetivos de las compras públicas
sustentables no está solo en la oportunidad de aprovechar el poder de
compra del estado como un incentivo económico para el desarrollo
sustentable en general, y para promover la sustentabilidad de los pa-
trones de producción y consumo en particular, sino también en que
las spp constituyen una suerte de evaluación sobre la coherencia con
la que actúan los propios gobiernos frente a su constante prédica del
desarrollo sustentable7.
El área de compras hoy en día está tomando gran importancia para
las empresas, lo cual busca reducir costos a través de una buena com-
pra y esto conlleva a una buena selección de proveedores que ofrezcan
7
Departamento Nacional de Planeación. La administración y eje-
cución del plan de desarrollo en las entidades territoriales: procesos e in-
strumentos, Bogotá, julio de 1998.
[25]
Marco de referencia
los productos con calidad y a tiempo y sin pasar por alto el precio.
Primero que todo se debe tener definido el concepto de compra, para
después entender la importancia que tiene un proveedor, resaltando
la confiabilidad que se le da a éste para que los productos enviados
cumplan con los requisitos solicitados por el usuario final y sobre to-
dos que el tiempo pactado en la entrega sea el prometido, por ello es
importante observar la eficiencia y lo productivo que puede ser un
proveedor.
El concepto de comprar tiene múltiples definiciones, sin embargo
la que más abarca todos los puntos de vista es la de Emilio Martínez
Moya:
Abastecimiento es obtener del exterior a la empresa, los
materiales, productos y/o servicios que necesite para su
funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos,
con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que
permita el mercado8.
El proceso de compras dentro de una organización consiste en preci-
sar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y
comparando los proveedores y abastecimientos que se tienen dispo-
nibles, negociar con sus proveedores quiénes constituyen las fuentes
de abastecimiento o de algún modo llegar a convenios en los cuales
se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y colocar pe-
didos, para finalmente recibir los bienes y los servicios, prosiguiendo
con el pago de éstos9.
El área de compras es uno de los departamentos que hoy en día
está tomando gran importancia, con esto no se quiere decir que no
la tenía en el pasado, solo que las empresas al estar relacionándose
más con mercados nacionales e internacionales tienden a buscar or-
ganizaciones que puedan abastecer de productos que cumplan con un
alto nivel de calidad, precio y entrega. De aquí que el área de compras
tome un papel importante, recordar que toda organización depende
8
Emilio Martínez Moya. Gestión de compras: negociación y estrategias
de aprovisionamiento, España, FC Editorial, 2010.
9
Larry P. Bailey. Miller. Guía de auditoría. Una reexpresión comprehen-
siva de las normas de auditoría (sas), de testimonio (ssae), de servicios
de contabilidad y revisión (sqcs) y de control de calidad (sqcs), España,
Harcourt Brace, 1998.
[26]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
de los bienes y servicios ofrecidos por otras organizaciones y la mejor
manera de obtener estos es a través del departamento de compras.
B. Responsabilidad del departamento de compras
Al aumentar la complejidad de las organizaciones debido al creci-
miento, las adquisiciones y fusiones, las líneas de abastecimientos se
hicieron más inciertas, la actividad de compras al extranjero se di-
namizó, se dio mayor atención a la calidad del material comprado al
recibirlo, y se intensificó el énfasis en la obtención de utilidad al com-
prar como un medio de mantener o incrementar la posición compe-
titiva de la organización. Los departamentos de compras tuvieron que
asumir responsabilidades mayores y diferentes10.
Las compras se deben considerar como una función vital para el
éxito de cualquier empresa, sea industrial, comercial o de servicios.
Para alcanzar ese nivel las empresas modernas deben contar en su
estructura organizacional con un departamento de compras sobre
el cual recaigan esas funciones y responsabilidades. Desde un punto
de vista económico, el departamento de compras tiene la responsabi-
lidad de utilizar con los mejores resultados los recursos monetarios
de la empresa; es decir, obtener la mejor calidad, el mejor precio, las
mejores condiciones de entrega y pago, así como de los servicios de
posventa.
De acuerdo a Michael R. Leenders et al., las responsabilidades
de compras comenzaron a ser mayores y diferentes. En 1983, la Pur-
chasing World realizó un análisis indicando la magnitud de los cam-
bios durante los últimos 20 años:
98% tienen la responsabilidad principal para el desarrollo de nuevas
fuentes de abastecimiento.
89% realizan actividades de análisis de valores.
87% son responsables de la toma de decisiones de compra.
86% seleccionan el medio de transporte.
10
Michiel R. Leenders, Harold E. Fearon, Wilbur B. England y
Maria del Consuelo Hidalgo y Mondragon. Administración de com-
pras y materiales, México, cecsa, 1995.
[27]
Marco de referencia
81% controlan el inventario.
Cabe mencionar que a pesar de que las referencias de los autores
Leenders, Fearon y England fueron escritas hace varios años, se
decidió citarlas pues permiten realizar una reflexión con respecto a la
importancia que desde ese tiempo ya tenían las compras en cuanto a
responsabilidades.
C. Funciones del departamento de compras
La función del departamento de compras es ayudar a producir más
utilidades a la empresa11. Es de vital importancia dentro de una or-
ganización, casi estratégica, y su ejecución eficaz constituye una
parte vital para el éxito de una organización. Independiente del tipo
de industria, las funciones del departamento de compras se pueden
mencionar de la siguiente manera:
Precio
Calidad
Cantidad
Condiciones de entrega
Condiciones de pago
Servicios posventa
D. Proceso de compras
En 1967, Patrick J. Robinson, Charles W. Faris y Yoram Wind
diseñaron un modelo para las decisiones de compra. Este modelo
considera que todo proceso de compra posee tres momentos:
11
Salvador Mercado. Administración aplicada: teoría y práctica, 2.a ed.,
México D. F., Limusa, 2002.
[28]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Consideración de la situación de compra, la cual puede ser nueva o
no (reconocimiento del problema).
La obtención de información adicional (requerimientos de infor-
mación).
Consideración de nuevas alternativas.
Del mismo modo, el modelo considera que una compra es importante
cuando el volumen es grande y cuando la compra de por sí es crítica
para el buen funcionamiento de la empresa12.
Sin embargo al tomar una decisión, tanto el factor estratégico como
el factor económico deberán ser considerados, pues hay una relación
importante entre la decisión de compra y la estrategia organizacional.
E. Planeación estratégica
Una correcta planeación estratégica contribuye al éxito de una orga-
nización a largo plazo, así como su sobrevivencia. Por tanto, una es-
trategia es un plan de acción diseñado para alcanzar metas y objetivos
específicos a largo plazo. La estrategia se debe concentrar sobre los
factores claves necesarios para el éxito y sobre las acciones principa-
les que deben tomarse ahora para asegurar el futuro.
F. ¿Cómo pueden contribuir las compras a los objetivos y
estrategias organizacionales?
Para que las compras contribuyan de forma efectiva a la estrategia de
la empresa, es necesario que se incluyan en el proceso de planeación
estratégica de la organización, las oportunidades y los problemas de
abastecimiento.
Uno de los obstáculos para el desarrollo de una estrategia efectiva
de abastecimiento radica en la dificultad de cambiar los objetivos or-
ganizacionales en objetivos de abastecimiento. Por lo general los obje-
tivos organizacionales se pueden sintetizar en cuatro categorías:
12
Norman Gaither y Greg Frazier. Administración de producción y op-
eraciones, España, Tomson Reuters, 2000.
[29]
Marco de referencia
De sobrevivencia
De crecimiento
Financieros
Ambientales
Los objetivos típicos de abastecimientos se expresan en lenguajes to-
talmente diferentes como:
Calidad
Cantidad
Entrega
Precio
Servicio
G. Sistema de compras
De acuerdo a la Real Academia Española, un “sistema” es un con-
junto de cosas que relacionadas entre sí, de manera ordenada contri-
buyen a determinado objeto. En cuanto a “comprar” nos dice que
proviene del latín comparāre, cotejar, y que se traduce como adqui-
rir algo por dinero. Por lo anterior se puede decir que un “sistema de
compras” sería la adquisición de un determinado objeto a través de
dinero. El sistema de compras se puede dividir en:
- Sistema centralizado: este concepto se refiere a la concentración de
autoridad en un departamento y al control central de las compras,
en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos
lugares.
[30]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
- Sistema descentralizado: en este sistema existen varios grupos in-
dependientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o
sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de
compras general.
- Sistema mixto: este sistema opera en empresas grandes y con varias
sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera descentralizada
sus compras ya que esto no afecta la calidad, precio, ni condiciones
de pago y sí les favorece a la continuidad, volúmenes y condiciones
de entrega. Sin embargo cuando se trata de compras de maquinaria,
equipo o de todas aquellas que se consideren elevadas, las compras
se llevan de manera centralizada; por lo tanto al realizar la misma
empresa compras centralizadas y/o descentralizadas, se dice que está
operando bajo un sistema mixto.
H. Selección del proveedor
De acuerdo al diccionario de la Real Academia Española un proveedor
es una persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario
para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc. El pro-
veedor es toda aquella persona física o moral encargada de abastecer o
proporcionar cosas, materiales, materias primas u otros que requiere
una empresa13. El arte de comprar bien es el seleccionar un proveedor
capaz y responsable, llegar a un acuerdo con él sobre los factores per-
tinentes de calidad, servicio y precio. Los siguientes aspectos son parte
esencial para la selección de proveedores14:
- Capacidad financiera: una situación financiera desfavorable limita
sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de una em-
presa.
- Capacidad técnica: de mucha importancia cuando se trata de mate-
riales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.
13
Luis Felipe Pérez Toraño. Auditoría de estados financieros, México D.
F., McGraw-Hill, 1999.
14
Disponible en
[http://sitiocontable.blogspot.com/2010/09/modelo-acta-
de-asamblea-transferencia.html ].
[31]
Marco de referencia
- Capacidad de producción: permite conocer si la empresa tiene
la capacidad para producir materiales en determinado tiempo y así
cumplir con sus obligaciones. Una empresa no puede vivir sin insu-
mos y por lo tanto tampoco sin proveedores. Hay proveedores que
no son cruciales, pero otros que son de vital importancia puesto que
repercuten en los resultados de costos de la empresa. La negociación
se convierte en factor clave para conseguir productos de calidad a un
buen precio. Así por ejemplo las alianzas estratégicas y convenios nos
permiten conseguir por volumen un precio especial.
En el momento de seleccionar a un proveedor se debe tener en cuenta:
precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; y que haya un equi-
librio de estos componentes. De nada sirve conseguir un excelente
precio si la calidad no es buena, ya que a corto o largo plazo esto hará
que baje la calidad del producto y por lo tanto, las ventas. También se
debe analizar cuál de todos es el más importante según la compañía,
la calidad, que entreguen a tiempo o el financiamiento.
Se pueden mantener dos tipos de relaciones con el proveedor. Una
que es más competitiva, en la cual la relación se basa en una nego-
ciación para ver cuál es el precio que se va a establecer, así como los
términos y condiciones. Esta puede servir en casos en que el servicio
o producto que se necesite sea por única vez o circunstancial. La re-
lación más conveniente es la de sociedad, en la cual las dos partes se
benefician, el comprador porque obtiene un precio y servicio espe-
cial y el proveedor porque asegura grandes volúmenes de venta. Por
lo general los beneficios se ven a largo plazo. Cualquiera de las dos
relaciones pueden ser buenas, dependiendo la situación en la que se
encuentre la empresa.
Contar con los proveedores indicados para la empresa es tan im-
portante, que algunas de ellas realizan eventos para premiar a los pro-
veedores y así lograr que éstos se sientan con mayor compromiso.
1. Relación comprador - proveedor
Una de las primeras apreciaciones que debe hacer un comprador, es
cuándo la relación con un proveedor es satisfactoria o no. Esta rela-
ción es muy compleja, y diferentes personas dentro de la organización
compradora pueden tener percepciones diferentes.
[32]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
2. Evaluación del proveedor
La evaluación de los proveedores es un proceso que permitirá esta-
blecer cuáles son los proveedores que están mejor posicionados para
satisfacer los requisitos relacionados con las características del pro-
ducto, el plazo y el precio.
I. La evaluación
Una vez definidos los criterios de evaluación se confecciona un cues-
tionario/encuesta que los contenga y que permitirá evaluar el grado
de cumplimiento del proveedor con los criterios establecidos. Se de-
termina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas
obtenidas y a la ponderación realizada.
Siempre es conveniente llevar a cabo una auditoría al proveedor
a fin de verificar que la interpretación de los criterios es común en
ambas partes. Y en el caso que se tercerizen procesos que afecten la
calidad del producto/servicio, la auditoría es ineludible. De acuerdo
a los resultados obtenidos los proveedores se agrupan en categorías
que se emplean como base para la adjudicación de contratos o para la
realización de compras. Esta categorización se mantiene actualizada
a través de la evaluación continua, es decir cada vez que el proveedor
realiza una entrega se registra su grado de cumplimiento con los crite-
rios que tienen la mayor ponderación15.
De manera periódica se reevalúa a los proveedores a fin de de-
terminar si, en base a la evaluación continua, deben llevarse a cabo
cambios en sus categorías. En conclusión, las actividades relacionadas
con el abastecimiento o gestión de compras tienen ahora, aparte de su
rol táctico tradicional, un rol estratégico en el desarrollo del negocio
debido a su sustancial potencial de ahorro. Su importancia ha crecido
frente al reconocimiento que las empresas lograrán mejores desempe-
ños enfocándose en el núcleo de su negocio mientras trabajan con un
enfoque hacia sus proveedores que potencia el éxito mutuo. Pero esto
solo es posible cuando, a través de un cuidadoso proceso de evalua-
ción, el número de proveedores por producto o servicio se ha llevado
al mínimo.
15
Carlos Mallo y José Merlo. Control de gestión y control presupuestario,
Madrid, McGraw-Hill, 1996.
[33]
Marco de referencia
La evaluación de los proveedores permite al comprador reducir
la incertidumbre sobre cuándo debe tomar una decisión de compra.
Poner siempre el énfasis en minimizar el costo total en lugar de
comprar por precio es la clave del éxito del proceso.
J. Evaluación de la eficiencia de compras
Las empresas industriales y las gerencias de cada área son medibles,
esto se realiza a través de resultados que se obtienen al finalizar el año;
por lo cual el gerente de compras tiene que proseguir sus tentativas de
encontrar normas más perfectas para medir resultados.
Por lo general, se juzga la labor de compras en función de la pro-
ducción, otros han tratado de hacerlo buscando un método estadísti-
co uniforme para evaluar las actividades de compras. Es importante
poder medir la eficiencia de las distintas áreas o gerencias que tienen
las organizaciones de una empresa determinada. Una de éstas es com-
pras, elemento a través del cual se realizan muchos desembolsos de
dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el fun-
cionamiento de la entidad.
La evaluación es importante porqué permite a los directivos ver:
Comprobar la manera eficaz de la forma en que se realiza la labor.
Constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.
Medir el trabajo del jefe de compras y su personal y los resul-
tados que se obtienen. Con esto, permite al jefe de compras y a su
gente constatar los resultados y determinar la eficiencia de su depen-
dencia a la cual dirige.
La evaluación basada en informes que emite se basa en diferentes mé-
todos, de los cuales se mencionan dos que se utilizan en la mayoría
de los casos.
1. Asignación por objetivos
Se lleva a cabo en función a los objetivos que se fijan a compras y al
cumplimiento de dichos objetivos. Se fijan metas, las cuales se deben
alcanzar de acuerdo al tiempo determinado. Esta asignación de obje-
[34]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
tivos se puede realizar con la respuesta a ciertas preguntas sobre acti-
vidades y tareas que se realiza en la dependencia de compras, como:
¿Es posible reducir el costo de compras, en cuánto o en qué rangos?
¿Qué porcentaje de descuento se obtienen de los proveedores de la
empresa?, ¿se puede aumentar?
¿Se tiene acceso a las instalaciones de los proveedores?, ¿puede con-
seguirlos?
¿Existen manuales de organización, funciones, procedimientos y po-
líticas?, ¿pueden prepararse?
En conclusión, existen cinco pasos para un uso efectivo de la admi-
nistración por objetivos con el propósito de alcanzar las metas de la
empresa, y son:
Descripción precisa de las responsabilidades de cada puesto.
Fijación de metas individuales.
Metas convenidas.
Fijación de estándares o puntos de referencia.
Resultados.
2. Índices de medición de eficiencia
Para poder realizar esta labor, es necesario tener información que se
emite en las empresas, principalmente dentro del área de compras,
como cantidad, montos de adquisición, consumo, personal involucra-
do, existencias, etc. También es necesario contar con otros datos perte-
necientes a otras áreas de la empresa como ventas o personal que labora
en toda la empresa; las cuales permitirá medir los índices determinados.
Hay que indicar que esta labor es búsqueda de información de ofi-
cina, para así poder determinar dichos índices y los que aplican este
procedimiento, es posible comparar los índices y así analizarlos y ver
si ha existido un deterioro o un progreso dentro de la dependencia.
[35]
Marco de referencia
Existe una gran variedad de información que se tiene en órdenes
de compra, las cuales se pueden agrupar en función del monto total
emitido al año, de aquí se pueden agrupar de acuerdo a rangos, es
decir, del valor de cada orden de compra como menores de un valor,
entre un valor y otro y mayores de tal valor. Otra forma de agruparlas
es en función de la urgencia que tienen y sí la dependencia de compras
los agrupa en función de las dependencias, podemos ver cuáles son
aquellas que no planifican de manera adecuada o a destiempo.
Existen otras formas de clasificar las órdenes de compra con rela-
ción a la atención que se ha dado de manera de:
Número de órdenes de compra atendidas a tiempo.
Número de órdenes de compra atendidas con anticipación.
Número de órdenes de compra con retraso.
II. Marco legal16
La normatividad relacionada con el tema del Plan de Compras:
- Constitución Política, artículo 20917, que establece los principios de
la función administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización,
la delegación y la desconcentración de funciones.
- La Ley Anual de Presupuesto y su decreto reglamentario correspon-
diente que se expida luego de aprobada la ley anual del presupuesto.
- La Ley 598 de 2000. “Por la cual se crean el Sistema de Información
para la Vigilancia de la contratación Estatal -sice-, el Catálogo Único
de Bienes y Servicios -cubs- y el Registro Único de Precios de Refe-
16
Mallo y Merlo. Control de gestión y control presupuestario, cit.
17
Constitución Política de Colombia, artículo 209, en Gaceta Constitucional,
n.° 114, de 4 de julio de 1991, disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.
co/viewDocument.asp?id=1687988 ].
[36]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
rencia -rupr-, de los bienes y servicios de uso común en la Adminis-
tración Pública”18.
- La Resolución 5313 de 2002. “Por la cual se establece la organiza-
ción y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la
Contratación Estatal -sice-, el Catálogo Único de Bienes y Servicios
-cubs- y el Registro Único de Precios de Referencia -rupr-”19.
- Resolución 5314 de 2002. “Por la cual se adopta el cubs”20.
- Decreto 3512 de 2003. “Por el cual se reglamenta la organización,
funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigi-
lancia de la Contratación Estatal -sice-, creado mediante la Ley 598
de 2000”21.
- Del mismo modo, están todas las normas presupuestales dentro del
marco del Estatuto compilado en el Decreto 111 de 1996 ya citado. Así
como las relacionadas, como por ejemplo la Ley 819 de 9 de julio de
200322, sobre presupuesto y transparencia fiscal.
- Las normas de contratación administrativa. Ley 80 de 1993 ya citada
y demás normas que la complementan o la reglamentan.
- Las normas de austeridad en el gasto público, decretos 1737 de 21
de agosto de 199823, 1738 de 21 de agosto de 199824 y demás que los
modifican o complementan.
18
Ley 598 de 2000, cit.
19
Resolución 5313 de 2002, cit.
20
Diario Oficial, n.°
44.741, de
16 de marzo de 2001, disponible en
[https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
php?i=6182#:~:text=Por%20la%20cual%20se%20adopta,para%20la%20
Administraci%C3%B3n%20del%20CUBS.].
21
Diario Oficial, n.° 45.398 de 11 de diciembre de 2003, disponible en [http://
www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1877848].
22
Diario Oficial, n.° 45.243 de 9 de julio de 2003, disponible en [http://www.
secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0819_2003.html ].
23
Diario Oficial, n.° 43.371, de 25 de agosto de 1998, disponible en [http://
www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1341634 ].
24
Diario Oficial, n.° 43.371, de 25 de agosto de 1998, disponible en [http://
www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/1831103].
[37]
Marco de referencia
- Normas específicas de la Procuraduría General de la Nación: Decre-
to 262 de 22 de febrero de 2000: “Por el cual se modifican la estruc-
tura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del
Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de compe-
tencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas para su
funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la Procuraduría
General de la Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus
servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las
que se encuentren”25.
- Normas de control fiscal, como la Ley 42 de 26 de enero de 199326.
Resolución de rendición de cuentas.
III. Marco conceptual
- Modelo Estándar de Control Interno -meci-. Es una herramienta de
gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para
el sector público, respetando las características propias de cada enti-
dad. El propósito esencial del meci es orientar a las entidades hacia la
contribución y el cumplimento de sus objetivos, a los fines esenciales
del Estado, enmarcado dentro de un ambiente ético, la definición de
políticas claras y el control de los procesos que realiza la entidad en su
quehacer cotidiano. Para concluir el marco conceptual sobre el que se
desarrolla este trabajo, con relación a la finalidad de estos dos mode-
los, al interior de la Fiscalía General de la Nación y a la identificación
de algunos elementos comunes como: la definición, documentación
y estandarización de procesos, la gestión óptima de los recursos, la
determinación de criterios y métodos que aseguren procesos eficaces,
tanto en su operación como control; y ya que en el Plan de Compras y
el registro de contratos se reflejan muchos de los aspectos antes men-
cionados, la elaboración de este esquema de medición de la efectivi-
dad de la Fiscalía General de la Nación en la aplicación del sice, será
de gran ayuda para el cumplimiento de sus funciones frente al sistema.
25
Diario Oficial, n.° 43.904, de 22 de febrero de 2000, disponible en [http://
www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1059749 ].
26
Diario Oficial, n.° 40.732, de 27 de enero de 1993, disponible en [http://
www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0042_1993.html ].
[38]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
- Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Esta-
tal -sice-. Se crea mediante la Ley 598 de 2000 ya citada, junto con
el Catalogo Único de Bienes y Servicios -cubs- y el Registro Único
de Precios de Referencia -rupr-, de la misma manera se le otorgan
facultades al contralor general de la República para su organización
y funcionamiento. Sin embargo, es con el Decreto 3512 de 2003 ya
citado, que se reglamenta la organización, funcionamiento y opera-
ción de este sistema, el cual aplica para organismos que conforman
la administración pública, para particulares o entidades que manejan
recursos públicos y para los proveedores de bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra.
De esta forma, desde el contenido del decreto, al sistema para re-
glamentar procedimientos contractuales, lo define como: una “herra-
mienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras
relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confron-
tarlas en línea y tiempo real, con los precios de referencia del rupr,
de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de
Bienes y Servicios -cubs- para garantizar una contratación sin de-
trimento de los recursos públicos”27. El sice permite la interacción
de contratantes, contratistas y la comunidad, generando instrumentos
de contratación en línea, garantizando una selección objetiva, divul-
gando los procesos contractuales y facilitando un control posterior y
selectivo, establecido por la Ley 42 de 1993 ya citada y por los organis-
mos de control.
- Catálogo Único de Bienes y Servicios -cubs-. Catálogo que permite
articular la información de los subsistemas que integran el sice, a tra-
vés de los códigos de los bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra, de cada uno de los productos que se van a adquirir
y los que los proveedores estén interesados en vender, constituyéndo-
se como un mecanismo de consulta de información para los provee-
dores, funcionarios públicos y ciudadanía. En relación a lo anterior,
los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra del
cubs, están descritos a partir de un sistema de codificación que parte
de una estructura dividida en dos componentes.
27
Decreto 3512 de 2003. Artículo 3.
[39]
Marco de referencia
- Plan de Compras28. De acuerdo al Comité para la Operación del sice,
se puede definir como el: “ Plan de adquisiciones de bienes, servicios
y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos
públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya
sea de funcionamiento o de inversión”29. El plan de compras de cada
entidad se debe registrar a más tardar el 31 de enero de cada año, al
igual que durante el transcurso de la vigencia, las modificaciones que
se le adelanten a éste. Para dar alcance al artículo 2.° del Acuerdo 0004
de 21 de abril de 200530, se debe entender que la codificación de los
bienes, servicios y obra pública a incluir en el Plan de Compras, se
debe hacer hasta el máximo nivel de desagregación que se encuentre
en el cubs. El término odos los conceptos establecidos por el artículo
1.° del Acuerdo 0004 de 2005 ya citado del Comité para la Operación
del sice, a excepción de los siguientes aspectos a los que no aplica su
normatividad: pagos de nómina, pagos por concepto de servicios pú-
blicos, adquisiciones realizadas por caja menor.
- Registro de Contratos. La Fiscalía General de la Nación como enti-
dad estatal que contrata con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decre-
tos reglamentarios, debe registrar en el portal del sice, dentro de los
primeros cinco días hábiles del mes, todos los contratos perfecciona-
dos y legalizados en el mes anterior, sin importar la cuantía; exclui-
dos los contenidos en las excepciones de que trata el artículo 18 del
Decreto 3512 de 2003 ya citado, el Acuerdo 0004 de 2005 ya citado y
el Acuerdo 009 de 2006, “Por el cual se fijan lineamientos para el fun-
cionamiento del Sistema de Informacion para la Vigilancia de la Con-
tratacion Estatal, SICE. La expresión “dentro de los cinco primeros
días de cada mes” establecida en los artículos 13 y 14 del Decreto 3512
de 2003 ya citado, se refiere al plazo máximo para el registro de los
contratos celebrados por la entidad en el mes anterior.
28
Héctor Julio Garzón Vivas. Plan de compras, herramientas adminis-
trativas en el sector publico, 2007, disponible en [https://es.slideshare.net/
GestioPolis.com/plan-de-compras-herramienta-del-sector-publico ].
29
Acuerdo n.° 004 de 2005. Artículo 1.
30
Diario Oficial, n.° 45.906, de 12 de mayo de 2005, artículo 2.°, disponible
en
[https://www.funcionpublica.gov.co/documents/34645357/34703462/
ACUERDO+004+DE+2005+SICE.pdf/d67c2845-9dea-409e-9c84-
5c9e2f036fe1?version=1.0&t=1499755604602].
[41]
Capítulo tercero
Metodología y técnicas
I. P re g u n ta d e i n v es t i gac i ó n
¿Con la elaboración del análisis y evaluación del Plan de Compras
de la Fiscalía General de la Nación a través de proyección financiera
y estadística para el período 2014-2017, la organización contará con
una herramienta para medir la efectividad administrativa?
II. Fases
Las fases que se llevarán a cabo durante la realización de la presen-
te investigación, se detallan a continuación:
1. Revisión bibliográfica.
2. Análisis teórico y metodológico del actual Plan de Compras de la
Fiscalía General de la Nación.
3. Evaluación administrativa y financiera del actual Plan de Compras.
[42]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
4. Realización de proyecciones financieras y estadísticas para el Plan
de Compras para los años 2014-2017.
5. Formulación de una estrategia de mejora para el Plan de Compras
de la institución.
6. Análisis y discusión de los resultados.
III. Tipo de estudio
Según la metodología a utilizar, se realizará una Investigación cuan-
titativa de tipo descriptiva puesto que se parte de una necesidad/pro-
blema y unos objetivos que son definidos con claridad por la investi-
gadora, donde se ha planteado una hipótesis para ser aceptada o no
mediante pruebas empíricas.
I V. m é to d o d e i n v e s t i g ac i ó n
La recolección de los datos presenta una actividad bien estructurada
y planificada en un trabajo de investigación, la cual implica tres etapas
consecutivas: selección de los instrumentos de recolección, recolec-
ción de los datos y codificación de los datos para su análisis.
La investigación consta de tres técnicas principales de recolección
de los datos:
Observación directa
Lista de chequeo
Entrevistas al personal
Para empezar se realizará una prueba piloto en un grupo de emplea-
dos del área de Compras, que conocen de procesos, procedimientos
y funciones a su interior. El grupo que formará parte de la prueba
piloto será de dos empleados, a quienes se les aplicará la entrevista.
Desde un punto de vista logístico, se contará con dos ayudantes para
[43]
Metodología y técnicas
la realización de la entrevista, de tal manera que se asegure la ob-
jetividad del proceso.
V. Fu e n tes , t é c n i c a s d e r e c o l e c c i ó n y
tratamiento de la información
A. Fuentes primarias
Como fuentes primarias de información se tendrá el contacto directo
con el personal del área de Compras de la Fiscalía General de la Nación.
B. Fuentes secundarias
Docentes de la Universidad Tecnológica de Pereira, Biblioteca del
Banco de la República, Biblioteca Municipal, Biblioteca de la Univer-
sidad Tecnológica de Pereira e Internet.
C. Técnicas de recolección
Se utilizarán técnicas estadísticas debidamente estructuradas para la
recolección y el análisis de la información. Partiendo de tal punto, se
investigará a fondo un caso, el cual comprende el análisis de los planes
de compras basados en técnicas de observación participante.
Los datos que se obtendrán se relacionarán con el estado actual de
los procesos en estudio. Al utilizar este tipo de investigación se espera
explorar sobre los procesos de compras, de tal manera que se puedan
aclarar conceptos y variables planteadas y determinar la manera de
mediarlas31.
D. Tratamiento de la información
Con base en las inspecciones y análisis realizados, se obtendrá in-
formación que se organizará y sistematizará de manera ordenada para
convertirse en base fundamental del programa para la Entidad.
31
César Augusto Bernal T. Metodología de la investigación para adminis-
tración y economía, Bogotá, Prentice Hall, 1999.
[45]
Capítulo cuarto
Análisis teórico y metodológico del plan
de compras
Con el fin de llevar a cabo el análisis teórico y metodológico del actual
Plan de Compras de la Fiscalía General de la Nación, se verificaron
cada una de las etapas necesarias para el cumplimiento del procedi-
miento de elaboración del plan.
I. P r i m e ra e tapa
Tabla 1. Primera etapa
Análisis y diagnóstico del plan estratégico institucional y plan operativo anual
Analizar los objetivos estratégicos y las actividades
Objetivo
contempladas en el Plan Estratégico Institucional y en su
respectivo Plan Operativo Anual.
Plan Estratégico Institucional
Consideraciones
Plan Operativo Anual
[46]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Se cumplió con el proceso de elaboración de la planificación
de compras y contrataciones, es imprescindible que la
Fiscalía General de la Nación cuente con unos referentes
estratégicos consensuados (Misión, Visión y Plan
Estratégico), pues, todo el sistema de planificación debe estar
orientado a lograr estos referentes estratégicos. Se trata, por
tanto, de acordar de manera consensuada cual es el objetivo
último para poder orientar de manera coherente todas sus
actividades hacia su consecución.
Se identificaron todos los referentes estratégicos para poder
obtener el Plan de Compras, como camino para poder lograr
los resultados esperados. El Plan Estratégico Institucional
está alineado con el Plan operativo Anual, el cual recoge
en sus objetivos y líneas de actuación los principales
Actividades
conceptos reflejados en el mismo.
La actividad se realiza en dos pasos para que sea más
eficiente:
1) La identificación de incoherencias
2) El equipo de trabajo revisó y completó el análisis y
los resultados, identificando las áreas en las que hay que
introducir cambios, y por último determinaron las acciones
de mejora que deben incluirse en el Plan Operativo Anual.
Logrando obtener esta coherencia entre el Plan Estratégico
Institucional y el Plan Operativo, el equipo de trabajo pudo
obtener toda la información necesaria para obtener el Plan
de Compras y la asignación presupuestaria requerida.
La fgn cumplió con el análisis y diagnóstico consensuado
Resultados
del Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo Anual.
[47]
Análisis teórico y metodológico del plan de compras
II. segunda etapa
Tabla 2. Segunda etapa
Identificación de necesidades
Identificar los bienes, obras, consultorías y servicios
necesarios para la consecución de los objetivos y
Objetivo
actividades del Plan Estratégico Institucional y el Plan
Operativo Anual.
• Plan Estratégico Institucional
Consideraciones
• Plan Operativo Anual
• Historial de Gastos
Se cumple con la finalidad de contar con una lista de
bienes, obras, consultorías y servicios que requiere la fgn
para el cumplimiento de las actividades plasmadas en el
Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo Anual,
teniendo claro cuáles son gastos de funcionamiento y cuáles
son de inversión.
El equipo de trabajo del área de compras ha tomado en
consideración los pasos exigidos por la Ley 598 de 2003 y
la Resolución 5313 de 2002 para obtener la información
necesaria para la elaboración del Plan de Compras:
• Revisión de las existencias de los diferentes bienes y
servicios
• Análisis de las necesidades reales de cada dependencia
Actividades
• Codificación de los bienes según el Catalogo Único de
Bienes y Servicios, cubs
• Prever las actividades normales y extraordinarias de los
bienes y servicios
• Tener en
cuenta las
normas relacionadas
con austeridad en el gasto
• Determinar las cantidades de bienes y servicios
• Consultar los precios en el sice
• Consolidar la información
[48]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
La fgn cumplió debidamente con el proceso de
Resultados
identificación de los requerimientos necesarios para la
elaboración del Plan de Compras.
III. Tercera etapa
Tabla 3. Tercera etapa
Elaboración del plan de compras por unidad requirente
Elaborar el Plan de Compras preliminar en las diferentes
Objetivo
dependencias, tomando en consideración las necesidades
identificadas.
• Requerimientos necesarios para la elaboración del Plan de
Compras
Consideraciones
• Formulario Único Estándar
Se cumple con el resultado de todas las actividades
realizadas previamente, se elaboran los Planes de Compras
preliminares por cada dependencia de la Fiscalía, el cual
Actividades
en detalla el concepto o rubro presupuestal, descripción
del bien o servicio, el código unspsc, el área o unidad
solicitante, modalidad de contratación, el mes proyectado
de compra, la cantidad y el valor presupuestado.
La fgn cumplió con la elaboración de los planes de compras
preliminares de todas las áreas o unidades solicitantes y
Resultados
obtuvo la remisión y consolidación de los planes en el área
de compras.
[49]
Análisis teórico y metodológico del plan de compras
IV. Cuarta e tapa
Tabla 4. Cuarta etapa
Codificación de bienes y servicios y consolidación de necesidades
Asignar la codificación a las necesidades identificadas
en los planes de compras preliminares conforme al
Objetivo
Catálogo Único de Bienes y Servicios y la consolidación
para la elaboración del Plan de Compras definitivo.
• Catálogo Único de Bienes y Servicios
• Planes de compras preliminaries de las áreas
Consideraciones
solicitantes
• Formulario
El área de compras realiza una revisión formal y de
coherencia de los planes de compras preliminares
entregados, verificando que cuenten con toda la
información mínima requerida, a fin de evitar los
problemas comunes en la planificación de compras. Se
procedió a contemplar toda la información restante
en el para obtener el Plan de Compras definitivo.
Se codificaron los bienes y servicios con base en el
Catálogo Único de Bienes y Servicios, cubs.
Actividades
El uso de este sistema de codificación y clasificación
adoptada por el Gobierno Nacional tiene una serie de
objetivos generales, que son:
1. Automatizar la recolección y análisis de datos de
gastos.
2. Proveer un modelo uniforme, a nivel de todo el
Estado.
3. Enlazar los datos internos de otros requisitos, tales
como proceso de datos financieros.
[50]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
4. Enlazar otros requisitos de proceso de datos externos,
como los impuestos.
5. Centralizar la función de adquisición, el apalancamiento
de volumen para lograr mejores precios.
6. Colaborar con los clientes o proveedores a través de la
utilización de un sistema de clasificación.
7. Reducir el inventario a través de la normalización de
los productos.
Se verificaron los códigos para así poder consolidar todos
los planes por área en un solo Plan de Compras de la
institución. Con este plan consolidado el área de Compras
procedió a completar los datos restantes: precio unitario
estimado según el Registro Único de Precios de Referencia
rupr, sistema de compra, fuente de financiamiento y
cualquier observación que se pueda tener sobre la compra o
contratación.
Previo a la aprobación por parte de la Dirección General
se realizó la verificación final del documento del Plan de
Compras.
La fgn cumplió con el Plan de Compras preliminar
Resultados
consolidado.
V. Qu i n ta e tapa
Tabla 5. Quinta etapa
Aprobación y difusión del plan de compras
Presentar el Plan de Compras a la Dirección General de la
Objetivo
Fiscalía General de la Nación, para su evaluación, ajuste,
aprobación y difusión.
• Plan de Compras preliminar, consolidado y completo
Consideraciones
• Plan Estratégico Institucional
• Plan Operativo Anual
[51]
Análisis teórico y metodológico del plan de compras
Luego de haberse presentado el Plan de Compras a la
Dirección General para su aprobación, se verificó si había
necesidad de realizar ajustes al plan correspondiente.
Una vez aprobado el Plan de Compras, la Dirección
General remitió el documento al área de Compras para
que procediera a su difusión a través del portal web de la
institución.
Del mismo modo, se envió el documento al área de
Planeación para que se pudiera ejecutar la fase de
seguimiento y monitoreo; y a la Dirección Administrativa y
Financiera para su remisión al área de Contratación a fin de
iniciar los trámites de asignación presupuestaria.
Se debe tratar de evitar cometer el error de no realizar las
modificaciones al Plan de Compras, resultantes de una
Actividades
reducción en el presupuesto que modifique a su vez el
alcance de un Plan Operativo, puesto que la institución
puede estar planificando la adquisición y contratación de los
bienes y servicios para determinado programa, proyecto u
obra, que al momento de buscar la partida presupuestaria no
cuenta con los fondos suficientes, debido a que fue reducido
o eliminado en la aprobación del presupuesto, dando como
resultado la perdida de la Entidad y la desconfianza de los
posibles oferentes en el Plan de Compras publicado, ya que
no llega a cumplirse.
La fgn cumplió con los siguientes resultados esperados en
esta etapa:
• Realizar las modificaciones necesarias al Plan de Compras
de haber sido modificado.
Resultados
• Presupuesto aprobado, por consiguiente el Plan de
Compras aprobado.
• Plan de Compras publicado dentro de la página web
institucional.
[52]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
VI. Sexta etapa
Tabla 6. Sexta etapa
Seguimiento y monitoreo del plan de compras
Establecer un método sistemático para monitorear
y dar seguimiento del avance del Plan de Compras,
Objetivo
valorando el cumplimiento de las fechas de ejecución de las
adquisiciones y su valor e incluyendo modificaciones a lo
establecido.
Consideraciones
• Plan de Compras aprobado.
El Plan de Compras se acompañó de un procedimiento o
método sistemático que explicara cómo, cuándo y quien
va a hacer el seguimiento del mismo.
Para ello se deben definir las siguientes inquietudes:
¿Cómo? A la hora de hacer el seguimiento del Plan, se debe
partir de la definición de las herramientas que se van a
utilizar para medir y evaluar el desempeño.
¿Cuándo? Dependiendo de la profundidad del análisis de
seguimiento, podrá realizarse frecuentemente coincidiendo
con reuniones de las áreas de Compras y Planeación.
Actividades
¿Quiénes? Área de Planeación, la Dirección de
Administración Financiera, el área de Control Interno y el
área de Compras.
La fgn establece un sistema de seguimiento riguroso y
bien definido, donde la actividad de seguimiento supone
la revisión de las adquisiciones presupuestadas versus a las
adquisiciones ejecutadas, identificando el grado de avance,
dificultades encontradas, impactos sobre la calidad y otras
observaciones. Una vez se analiza la situación de cada
acción se deja constancia de los aspectos más relevantes y si
es necesario modificar el Plan de Compras.
[53]
Análisis teórico y metodológico del plan de compras
La fgn da como resultados de esta etapa de seguimiento y
monitoreo al Plan de Compras, las siguientes:
• Método Sistemático de seguimiento al Plan de Compras,
donde se define: cómo, cuándo y quién lo realiza.
Resultados
• Conclusiones del seguimiento del Plan de Compras,
donde se define: grado de avance, dificultades e impactos
sobre cumplimiento, entre otros.
• Plan de Compras revisado.
[55]
Capítulo quinto
Evaluación administrativa y financiera del
plan de compras
Las implicaciones de la medición en el mejoramiento de procesos,
están relacionadas con la posibilidad de adelantarse a la ocurrencia
de las dificultades, identificar con mayor exactitud las oportunida-
des de mejoramiento con el fin de conocer de manera oportuna las
áreas problemáticas y entender los bajos rendimientos. La mayor im-
plicación, podría decirse que está en la posibilidad del conocimiento
profundo que se puede tener de los procesos y llegar así a las metas
de la excelencia propuesta. En la toma de decisiones, la medición es
fundamental porque permite recoger y analizar los datos pertinen-
tes, pronosticar los resultados, eliminar las apreciaciones subjetivas,
fomentar la participación en la toma de decisiones a partir de obser-
vaciones y evitar discusiones por diversos criterios o puntos de vista
diametrales. Por tanto, la medición en la toma de decisiones no es
solo acumular datos por acumular, debe contar con un marco teórico
que permita concatenar, caracterizar, clasificar, establecer relaciones,
estudiar frecuencias e interpretar los datos con la finalidad de mejorar
los procesos gerenciales.
[56]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Para realizar la evaluación administrativa y financiera del Plan de
Compras de la Fiscalía General de la Nación se propone un adecuado
uso y aplicación de indicadores, lo cuales serán una base de genera-
ción de ventajas competitivas sostenibles.
I. Diseño del sistema de seguimiento y evaluación
Lograr un adecuado diseño del sistema de seguimiento y evaluación
durante la preparación del plan de compras, constituye una labor mu-
cho más amplia que la mera selección de indicadores, que contenga
los componentes:
Conjunto estructurado de indicadores que relacionan entre si los
cursos de acción con el logro de los objetivos estratégicos contem-
plados en el plan.
Medidas referentes a la recopilación de datos y al manejo de los
registros del plan, a fin de que los datos requeridos por los indi-
cadores sean compatibles con las estadísticas existentes y puedan
obtenerse a un costo razonable.
Medidas referentes a los mecanismos que permitan la retroalimen-
tación de las conclusiones resultantes del seguimiento y evaluación
en el proceso de toma de decisiones estratégicas.
II. Plan de indicadores
El término “indicador” en el lenguaje común, se refiere a datos esen-
cialmente cuantitativos, que permiten saber cómo se encuentra en re-
lación con algún aspecto a conocer.
Los indicadores deberán reflejarse de manera adecuada en la na-
turaleza, peculiaridades y nexos de los procesos que se originan en la
actividad económica-productiva, sus resultados, gastos, entre otros, y
caracterizarse por ser estables y comprensibles, por tanto, no es sufi-
ciente con uno solo de ellos para medir la gestión de la institución sino
que se impone la necesidad de considerar los sistemas de indicadores,
[57]
Evaluación administrativa y financiera del plan de compras
es decir, un conjunto interrelacionado de ellos que abarque la mayor
cantidad posible de magnitudes a medir.
Los Indicadores tienen algunas características muy importantes:
Pueden medir cambios en esa condición o situación a través del
tiempo.
Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar seguimiento
al proceso de desarrollo.
Son instrumentos valiosos para determinar cómo se pueden alcan-
zar mejores resultados en proyectos de desarrollo.
En cuanto a variables, los indicadores presentan dos características
esenciales:
Son características observables de algo;
Son objetivamente verificables, esto es, son verificables por medios
externos al objetivo que pretenden medir.
Los indicadores son formas operativas de las variables. Lo que se co-
noce como operacionalización de variables consiste en la transfor-
mación de variables generales, no observables de manera directa, en
variables empíricas o indicadores de desempeño, de naturaleza cuan-
titativa o cualitativa, pero siempre evaluables.
El principio fundamental reza así: si un indicador no es verificable
por ningún medio, entonces encuéntrese otro indicador.
De este modo, los indicadores y sus correspondientes medios de
verificación, permiten evitar las interpretaciones subjetivas de los lo-
gros del plan y este gana en evaluabilidad; es decir, capacidad para ser
evaluado objetivamente durante y después de su ejecución.
Los siguientes indicadores constituyen herramientas útiles al con-
trolar y evaluar el Plan de Compras de la Fiscalía General de la Nación:
[58]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
A. Indicador de eficacia
Tabla 7. Indicador de eficacia
Eficacia en el cumplimiento del plan de compras
Lograr la eficacia en la ejecución de los recursos de la
Objetivo
Fiscalía General de la Nación.
Unidad de medida
Porcentaje
Valor plan de compras ejecutado / Valor plan de
Fórmula
compras presupuestado
Medición
76,20% (al mes de noviembre de 2013)
Periodo de medición
Mensual
Este indicador se puede realizarse inclusive para el
Observación
cálculo del cumplimiento del Plan por áreas, rubros,
obras, consultorías, bienes o servicios.
B. Indicador de ahorro
Tabla 8. Indicador de ahorro
Porcentaje de ahorro en las compras
Lograr ahorros en la ejecución de los recursos de la
Objetivo
Fiscalía General de la Nación.
Unidad de medida
Porcentaje
(Valor compras reales - Valor compras presupuestadas) /
Fórmula
Valor compras presupuestadas
Medición
81,04% (al mes de noviembre de 2013)
Periodo de medición
Mensual
Este cálculo se realiza por cada recurso adjudicado en el
Observación
Plan de Compras.
[59]
Evaluación administrativa y financiera del plan de compras
C. Indicador de cumplimiento
Tabla 9. Indicador de cumplimiento
Porcentaje de cumplimiento de compras
Lograr cuantificar el nivel de satisfacción por compras
Objetivo
que se realizaron dentro de los plazos establecidos en el
Plan de Compras de la Fiscalía General de la Nación.
Unidad de medida
Porcentaje
Cantidad de compras realizadas / Cantidad de compras
Fórmula
presupuestadas
Medición
79,94% (al mes de noviembre de 2013)
Periodo de medición
Mensual
Este cálculo representa el porcentaje de satisfacción
Observación
que se tiene con los usuarios.
D. Indicador de desviación
Tabla 10. Indicador de desviación
Desviación al plan de compras
Lograr cuantificar cual ha sido la cantidad porcentual de
Objetivo
compras realizadas por la Fiscalía General de la Nación
fuera de lo planificado.
Unidad de medida
Unidad
Fórmula
Cantidad de compras realizadas no planificadas
Medición
Seis (al mes de noviembre de 2013)
Periodo de medición
Mensual
Este cálculo representa el número de compras que se
Observación
realizaron para poder lograr atender a los ciudadanos,
pero que no estaban programadas.
[60]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
E. Indicador de participacion
Tabla 11. Indicador de participación
Porcentaje de participacion por rubro
Medir el porcentaje de participación por cada uno de los
Objetivo
rubros adquiridos del total del Plan de Compras de la
Fiscalía General de la Nación.
Unidad de medida
Porcentaje
Valor presupuestado del rubro / Valor plan de compras
Fórmula
presupuestado
Productos: 78,34% (al mes de noviembre de 2013)
Medición
Servicios: 74,06% (al mes de noviembre de 2013)
Periodo de medición
Mensual
Este indicador se puede utilizar con cualquier nivel del
Observación
código del Catálogo Único de Bienes y Servicios.
F. Indicador de modalidad
Tabla 12. Indicador de modalidad
Porcentaje de tipo de modalidad de contratación utilizada
Lograr cuantificar el porcentaje de participación de cada
Objetivo
una de las modalidades de contratación utilizadas por la
Fiscalía General de la Nación.
Unidad de medida
Porcentaje
Valor presupuestado por modalidad de contratación /
Fórmula
Valor plan de compras presupuestado
[61]
Evaluación administrativa y financiera del plan de compras
Por licitación pública: 69,37% (al mes de noviembre de
Medición
2013)
Periodo de medición
Mensual
Este cálculo representa la participación por cada una
Observación
de las modalidades de contratación autorizadas.
[63]
Capítulo sexto
Proyección financiera y estadística del plan
de compras para los años 2014 a 2017
Cumpliendo con lo solicitado por el gobierno nacional, de organizar,
poner en funcionamiento y operación el Sistema de Información para
la Vigilancia de la Contratación Estatal -sice-, el Catálogo Único de
Bienes y Servicios -cubs- y el Registro Único de Precios de Referencia
-rupr-, de los bienes y servicios de uso común en la administración
pública creado mediante la Ley 598 de 2000 ya citada, la Fiscalía Ge-
neral de la Nación busca con la planificación de las compras lograr los
objetivos estratégicos propuestos, conseguir precios más competitivos
en el mercado, efectuar compras oportunas y aumentar la producti-
vidad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve
para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las
instituciones del sector público.
Planificar las compras significa definir qué necesita la Fiscalía,
cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo
determinado. Además en la planificación se identifican los proveedo-
res potenciales de cada compra y una estimación de sus principales
parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, entre otros.
[64]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
La programación con anticipación de las compras requeridas, per-
mite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad
de abastecimiento como un instrumento que le permite a la Fiscalía
General de la Nación cumplir con su misión, contribuyendo de ma-
nera efectiva para realizar una correcta y oportuna ejecución del pre-
supuesto, pues además de formar parte para su proyección, durante la
vigencia fiscal se convierte en un elemento para su seguimiento.
I. cálculo de conceptos o rubros
presupuestales
A. Identificación de las necesidades
- Bienes
Los bienes económicos, son aquellos que se adquieren en el mercado
pero pagando por ellos un precio, es decir, son bienes materiales que
poseen valor económico y que por ende son susceptibles de ser valua-
dos en términos monetarios. En este sentido, el término bien es utili-
zado para nombrar cosas que son útiles a quienes las usan o poseen.
En el ámbito del mercado, los bienes son mercancías que se inter-
cambian y que tienen alguna demanda por parte de personas u orga-
nizaciones que consideran que reciben un beneficio al obtenerlos.
Un bien produce cierta satisfacción de un deseo o necesidad. Los
bienes económicos (o escasos) existen en cantidades limitadas y su
asignación sigue algún tipo de procedimiento económico (mercado,
racionamiento, reparto, entre otros). Para que un objeto pueda ser
considerado un bien económico es preciso que el mismo tenga una
cierta demanda, es decir, que sea considerado por algunas personas
como un objeto capaz de satisfacer sus necesidades, y que el bien re-
sulte escaso en relación a esa demanda.
En economía resulta de suma importancia la clasificación de los
bienes de acuerdo a sus características: se habla entonces de bienes de
capital, bienes intermedios y bienes de consumo; de bienes privados,
públicos o mixtos; y de bienes complementarios o sustitutivos.
[65]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Servicios
Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a
las necesidades de un cliente. Los servicios incluyen una diversidad
de actividades desempeñadas por un crecido número de funcionarios
que trabajan para el estado (servicios públicos) o para empresas par-
ticulares (servicios privados); entre éstos se pueden señalar los ser-
vicios de: electricidad, agua potable, aseo, teléfono, telégrafo, correo,
transporte, educación, cibercafés, sanidad y asistencia social. Se define
un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar
una expectativa en el resultado de éstas.
Es el equivalente lo material de un bien. Un servicio se diferencia
de un bien (físico o intangible) en que el primero se consume y se des-
gasta de manera brutal puesto que la economía social nada tiene que
ver con la política moderna; es muy importante señalar que la econo-
mía nacional no existe siempre en el momento en que es prestado. Al
proveer algún nivel de habilidad, ingenio y experiencia, los provee-
dores de un servicio participan en una economía sin las restricciones
de llevar inventario pesado o preocuparse por voluminosas materias
primas. Por otro lado, requiere constant inversión en mercadotecnia,
capacitaciones y actualización de cara a la competencia, la cual tiene
al igual pocas restricciones físicas.
B. Identificación de rubros presupuestales
- Materiales y suministro
Cuando se habla de materiales y suministros, se hace referencia al acto
y consecuencia de suministrar (es decir, proveer a alguien de algo que
requiere). El término menciona tanto a la provisión de víveres o uten-
silios como a los objetos y efectos que se han suministrado. A nivel
económico, se trata de la actividad que se lleva a cabo para satisfacer las
necesidades de consumo de una estructura económica (una empresa).
Los materiales y suministro deben llevarse a cabo en tiempo y forma.
Existe lo que se conoce con el nombre de contrato de suministro,
como un documento que gira entorno a lo que es, dentro del sector
público, el arrendamiento o la compra de una serie de productos o
bienes inmuebles. En concreto las fases que componen el proceso que
tiene como pilar dicho contrato son tres: la ejecución, el cumplimien-
to y lo que es la correspondiente resolución.
[66]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Hay que tener en cuenta que la cadena de suministro engloba a los
procedimientos de intercambio de materiales e información que se
desarrollan dentro de una organización o bien afuera, frente a sus pro-
veedores y clientes. Esta cadena vincula a todos los que se encargan
de proveer servicios y bienes con sus respectivos clientes. La cadena
de suministro se inicia con materias primas no procesadas y conclu-
ye con los productos terminados que llegan al consumidor final. Los
diversos procesos están bajo control y administración de la logística,
que es el conjunto de los métodos y medios para llevar a cabo la orga-
nización de una empresa o servicio.
Es imprescindible garantizar el desarrollo correcto de la cadena de
materiales y suministro para mantener el nivel de stock (la cantidad de
productos disponibles para satisfacer la demanda). La planificación
de las necesidades futuras es necesaria para gestionar los pedidos con
los proveedores. Más allá de la cuestión económica.
- Equipo y enseres
La computarización de los sistemas administrativos y el elevado costo
de estos equipos, los cuales, en algunos casos, tienen una vida muy
limitada a consecuencia de los rápidos cambios en su tecnología, ha-
cen necesario contar en las empresas con equipos de cómputo elec-
trónicos: computadoras, cpu, monitores, teclados, mouses, servidores,
rack, drivers, scanners, plotters y fotocopiadoras, entre otros. De igual
manera, la cuenta muebles y enseres, también denominada mobilia-
rio, controla las mesas, sillas, archivos, entre otros, usadas en las diver-
sas oficinas de la empresa.
- Viajes y viáticos
Es la cantidad de dinero que se asigna para atender los gastos relacio-
nados con el transporte de y hacia la sede de trabajo y el lugar de desti-
no, incluyen los gastos por: servicios aeroportuarios, movilización de
y hacia el aeropuerto, de comunicación, peaje, de y hacia las estacio-
nes de transporte cuando sea viaje al extranjero en transporte terres-
tre; además de la suma de dinero destinada a la atención de gastos de
hospedaje, alimentación y otros gastos menores, en efecto realizados,
que la municipalidad reconoce a sus autoridades y empleados, cuando
éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo
con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
[67]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
En este rubro se encuentran todas las adecuaciones, ampliaciones,
construcciones y mantenimiento que se realicen en activos fijos pro-
ductivos de la organización.
- Servicios y consultorías
Los servicios y asesorías consisten en satisfacer necesidades, orien-
tar, aconsejar, sugerir acciones de carácter específico al elemento que
dirige la organización. Los asesores actúan como consejeros de los
directivos y del personal subordinado y en virtud de ello, no tiene
autoridad directa sobre ningún miembro de los departamentos en los
que hacen sus investigaciones. El asesor es una persona por lo general
muy preparada, con una visión muy amplia de muchas materias de ca-
rácter general. Mientras que los prestadores de servicios propician en
la una satisfacción ante una necesidad latente en la organización y que
se requiere para el eficiente y efectivo desempeño de las tareas propias.
C. Identificación de bienes
Tabla 13. Identificación de bienes
Rubro
Tipo
Equipo y enseres
Grabación, transmisión y reproducción de comunicaciones a nivel
Bien
nacional
Tecnologia avanzada para analisis e identificacion balistico forense
Bien
Parque automotor de la Fiscalía General de la Nación
Bien
Inteligencia para la investigación penal
Bien
Unidades moviles para criminalistíca
Bien
Modernización sección de seguridad y soporte logístico
Bien
Audiovisuales y accesorios
Bien
Corte Interamericana
Bien
Cafeteria
Bien
Comunicaciones
Bien
[68]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Sistemas
Bien
De laboratorio
Bien
Herramientas
Bien
Sofware
Bien
Armamento y de inteligencia
Bien
Vehículos
Bien
Construccion
Bien
Oficina
Bien
Mobiliario y enseres
Bien
Otros
Bien
Materiales y suministro
Bien
Productos de aseo y limpieza
Bien
Combustibles y lubricantes
Bien
Corte Interamericana
Bien
Dotaciones
Bien
Llantas y accesorios
Bien
Papeleria y utiles de escritorio
Bien
Material reactivos de laboratorio y químicos
Bien
Munición
Bien
Sostenimiento de semovientes
Bien
Ministerio del Interior, seguridad
Bien
Repuestos
Bien
Material veterinario y otros
Bien
Otros
Bien
Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
Sedes para la Fiscalía General de la Nación
Bien
Infraestructura informática
Bien
Sede nivel central Bogota
Bien
Fotografia judicial
Bien
[69]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
D. Identificación de servicios
Tabla 14. Identificación de servicios
Rubro
Tipo
Viajes y viáticos
Transporte de internos
Servicio
Viáticos y gastos de viaje
Servicio
Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
Implementación sistema de gestion documental a nivel nacional
Servicio
Comunicaciones y cómputo
Servicio
Bienes inmuebles
Servicio
Navegación y transporte
Servicio
Equipos y enseres
Servicio
Servicio de seguridad y vigilancia
Servicio
Servicio de aseo
Servicio
Áreas criminalística e investigación
Servicio
Otros bienes
Servicio
Servicios y consultorías
Arrendamiento de bienes muebles
Servicio
Arrendamiento bienes inmuebles
Servicio
Capacitación a funcionarios
Servicio
Otros servicios y elementos para capacitación
Servicio
Correo
Servicio
Embalaje y acarreo
Servicio
Consultoría, implementación del sistema Orfeo
Servicio
Desarrollo de la planeación estratégica
Servicio
Sistema de aseguramiento de la calidad
Servicio
Suscripciones
Servicio
Interventoría técnica y administrativa
Servicio
Estrategia de comunicación interna y externa
Servicio
Seguros generales
Servicio
Sistematización y digitalización
Servicio
[70]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
A continuación, se muestran las necesidades de bienes previstas
durante los años 2011, 2012 y 2013 y que quedaron plasmadas en los
planes de compras de cada año respectivamente.
E. Necesidades de bienes
- Necesidades históricas de bienes
En la siguiente tabla se presentan los valores que fueron presupuesta-
dos en los planes de compras oficiales de cada uno de los años 2011,
2012 y 2013, para la Fiscalía General de la Nación.
Tabla 15. Necesidades históricas de bienes
Rubro
2011
2012
2013
Equipo y enseres
Grabación, transmisión
y reproducción de
-
3.350.000.000
456.060.845
comunicaciones a nivel
nacional
Tecnología avanzada para
análisis e identificación
-
6.282.444.020
1.913.438.470
balístico forense
Parque automotor de la
Fiscalía General de la
-
-
5.000.000.000
Nación
De inteligencia para la
-
6.301.525.000
9.600.000.000
investigación penal
Unidades móviles para
-
2.300.000.000
2.300.000.000
criminalistíca
Modernización -sección
de seguridad y soporte
-
750.000.000
681.588.850
logístico
Audiovisuales y accesorios
125.764.704
255.800.000
291.188.528
Corte Interamericana
-
639.000.599
-
De cafetería
-
4.550.000
30.000.000
De comunicaciones
620.772.545
297.619.200
1.222.280.445
De sistemas
-
3.271.504.470
4.601.511.263
[71]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
De laboratorio
-
809.213.824
3.710.000.000
Herramientas
-
900.000
119.829.210
Sofware
298.119.320
116.507.077
770.307.200
Armamento y de
270.928.000
1.256.000
727.926.040
inteligencia
Vehículos
2.301.256.293
14.897.790.419
11.781.457.290
De construcción
-
-
200.000.000
Para oficina
-
137.000
56.641.280
Mobiliario y enseres
106.000.000
2.937.462.981
1.443.780.000
Otros
15.300.000
5.736.047.261
322.442.935
Materiales y suministro
Productos de aseo y
-
1.055.000
-
limpieza
Combustibles y lubricantes
2.434.000.000
4.789.135.105
3.701.000.000
Corte Interamericana
-
398.836.119
-
Dotaciones
781.103.200
947.106.612
4.768.692.650
Llantas y accesorios
336.500.000
600.000.000
200.000.000
Papeleria y utiles útiles de
3.840.389.856
2.396.838.398
5.296.371.084
escritorio
Material reactivos
de laboratorio y
-
300.000.000
1.786.995.000
quimicosquímicos
Munición
-
505.824.060
447.999.700
Sostenimiento de
2.000.000
-
2.352.650
semovientes
Ministerio del
-
39.350.000
-
interiorInterior, seguridad
Repuestos
-
201.600.000
2.500.000
Material veterinario y otros
18.000.000
31.747.964
63.847.350
Otros
85.327.500
1.151.729.138
1.445.513.737
Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
De sedes para la fiscalía
Fiscalía general General de
-
492.200.740
7.000.000.000
la naciónNación
Infraestructura informática
-
41.870.624.702
13.037.318.325
Sede nivel central
-
11.599.999.999
28.580.218.312
bogotaBogotá
De la fotografia fotografía
-
1.226.000.000
1.500.000.000
judicial
[72]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
De la infraestructura fisica
física de la fiscalia Fiscalía
-
307.855.899
1.597.732.867
generalGeneral
Servicios y consultorías
Edicion Edición de libros,
revistas, escritos y trabajos
-
104.200.000
105.500.000
tipograficostipográficos
Publicidad y propagandas
482.976.565
801.921.150
1.252.670.000
Otros impresos y
1.066.532.740
1.209.000.000
1.809.017.428
publicaciones
Método de proyección “Y” calculada32
Para llevar a cabo la proyección de las necesidades de bienes y ser-
vicios de los Planes de Compras para los años 2014, 2015, 2016 y
2017, se utilizó el método de proyección denominado “Y” calculada,
también conocido como de análisis correlativos y se desarrolla con
base en la fórmula de la línea recta. El uso de esta ecuación se utiliza
para describir una tendencia a futuro y su aplicación en el análisis
correlativo es similar. En el análisis de tendencia la ecuación expresa
la propensión de los cambios en una serie de datos por cada año que
pasa; en el análisis correlativo la ecuación denota la tendencia de los
cambios a ocurrir en los datos en relación a un cambio dado en otra
serie de datos.
La fórmula de la línea recta es:
Y
=
a
+
bx
En donde:
x = Variable relativa
a = Valor de “y” cuando “x” vale cero; es una constante y la deter-
minante de la altura de la línea recta sobre el eje de las equis.
b = Cantidad promedio de cambio en “y”, lo cual ocurre con cada uni-
dad de modificación en “x”, indica la pendiente o declive de la línea recta.
32
John E. Hanke y Dean W. Wichern. “Introducción a los pronósticos” y
“Exploración de patrones de datos”, en Pronósticos en los negocios, 8.a ed.,
México, Prentice-Hall, 2006.
[73]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
Dándoles significado en la determinación del pronóstico de ven-
tas, se tendría:
Yc = Pronóstico de ventas
n = Cantidad de componentes
a = Ventas del año base de la serie
b = Factor de acumulación
x = Período a pronosticar (partiendo del año 2011 como año cero)
Además, los rubros de las proyecciones están en pesos corrientes,
usando un índice inflacionario del 6%, el cual representa el promedio
de los índices de inflación anual de los últimos diez años (2003-2013),
según la Encuesta de Ingresos y Gastos en el marco de la Gran En-
cuesta Integrada de Hogares realizada por el Departamento Adminis-
trativo Nacional de Estadística -dane- en 2013.
- Necesidades proyectadas de bienes
Tabla 16. Necesidades proyectadas de bienes
Rubro
2014
2015
2016
2017
Equipo y enseres
Grabación,
transmisión y
reproducción
-2.584.151.009
-5.651.726.513
-8.719.302.017
-11.786.877.522
de
comunicaciones
a nivel nacional
Tecnología
avanzada
para análisis e
-2.602.901.105
-11.865.192.871
-16.496.338.754
-21.127.484.637
identificación
balístico forense
Parque
automotor de la
5.300.000.000
5.618.000.000
5.955.080.000
6.312.384.800
Fiscalía General
de la Nación
[74]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
De inteligencia
para la
13.672.383.500
17.168.767.000
20.665.150.500
24.161.534.000
investigación
penal
Unidades
móviles para
2.438.000.000
2.438.000.000
2.438.000.000
2.438.000.000
criminalistíca
Modernización
sección de
seguridad
649.968.362
577.452.543
504.936.724
432.420.905
y soporte
logístico
Audiovisuales y
396.334.466
484.009.093
571.683.720
659.358.347
accesorios
Corte
717.981.073
761.059.937
806.723.534
855.126.946
Interamericana
De cafetería
58.777.000
85.754.000
112.731.000
139.708.000
De
1.614.416.459
1.933.215.646
2.252.014.833
2.570.814.020
comunicaciones
De sistemas
6.287.409.139
7.697.216.340
9.107.023.541
10.516.830.741
De laboratorio
7.007.433.347
10.082.266.693
13.157.100.040
16.231.933.386
Herramientas
253.083.925
379.148.888
505.213.850
631.278.813
Sofware
1.066.785.208
1.317.044.785
1.567.304.361
1.817.563.938
Armamento y
1.013.810.564
1.256.019.525
1.498.228.486
1.740.437.447
de inteligencia
Vehículos
17.512.851.256
22.537.357.784
27.561.864.313
32.586.370.841
De construcción
212.000.000
224.720.000
238.203.200
252.495.392
Para oficina
119.934.294
179.828.830
239.723.367
299.617.904
Mobiliario y
2.239.430.200
2.948.453.600
3.657.477.000
4.366.500.400
enseres
Otros
504.575.267
667.361.022
830.146.778
992.932.533
Materiales y suministro
Productos de
1.185.398
1.256.522
1.331.913
1.411.828
aseo y limpieza
Combustibles y
4.594.570.000
5.266.080.000
5.937.590.000
6.609.100.000
lubricantes
Corte
448.132.263
475.020.199
503.521.411
533.732.696
Interamericana
Dotaciones
7.168.236.618
9.281.659.026
11.395.081.435
13.508.503.843
Llantas y
139.655.000
67.310.000
-5.035.000
-77.380.000
accesorios
[75]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
Papelería
y útiles de
6.385.823.400
7.157.493.451
7.929.163.502
8.700.833.552
escritorio
Material
reactivos de
3.470.429.400
5.046.644.100
6.622.858.800
8.199.073.500
laboratorio y
químicos
Munición
413.585.860
352.292.039
290.998.217
229.704.396
Sostenimiento
2.680.714
2.867.618
3.054.523
3.241.427
de semovientes
Ministerio
del Interior,
44.213.660
46.866.480
49.678.468
52.659.176
seguridad
Repuestos
-208.396.000
-419.442.000
-630.488.000
-841.534.000
Material
veterinario y
91.977.287
116.276.382
140.575.478
164.874.573
otros
Otros
2.253.143.267
2.974.041.972
3.694.940.678
4.415.839.384
Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
De sedes para la
Fiscalía General
14.318.267.216
21.216.534.431
28.114.801.647
35.013.068.862
de la Nación
Infraestructura
-16.743.747.335
-47.307.052.095
-77.870.356.854
- 108.433.661.614
informática
Sede nivel
48.294.062.823
66.293.094.234
84.292.125.646
102.291.157.058
central Bogotá
De la fotografía
1.880.440.000
2.170.880.000
2.461.320.000
2.751.760.000
judicial
De la
infraestructura
3.060.866.425
4.428.136.011
5.795.405.597
7.162.675.183
física de la
Fiscalia General
Servicios y consultorías
Edición de
libros, revistas,
escritos y
113.208.000
114.586.000
115.964.000
117.342.000
trabajos
tipográficos
Publicidad y
1.735.767.721
2.143.705.241
2.551.642.762
2.959.580.282
propagandas
Otros impresos
2.311.075.358
2.704.592.243
3.098.109.128
3.491.626.012
y publicaciones
[76]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
- Consolidado de necesidades históricas de bienes
Tabla 17. Consolidado de necesidades históricas de bienes
Rubro
2011
2012
2013
Equipo y enseres
3.738.140.862
47.951.757.851
45.228.452.356
Materiales y suministro
7.497.320.556
11.363.222.396
17.715.272.171
Adecuaciones, ampliaciones,
construcciones y
-
55.496.681.340
51.715.269.504
mantenimiento
Servicios y consultorías
1.549.509.305
2.115.121.150
3.167.187.428
Consolidado de necesidades proyectadas de bienes
Tabla 18. Consolidado de necesidades proyectadas de bienes
Rubro
2014
2015
2016
2017
Equipo y
61.065.174.059
76.355.675.687
91.668.605.246
107.005.308.412
enseres
Materiales y
25.013.632.866
30.787.807.789
36.568.794.424
42.418.974.375
suministro
Adecuaciones,
ampliaciones,
67.553.636.463
94.108.644.677
120.663.652.890
147.218.661.104
construcciones y
mantenimiento
Servicios y
4.160.051.079
4.962.883.484
5.765.715.889
6.568.548.294
consultorías
[77]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
F. Estadísticas conformación de necesidades históricas de bienes
- Año 2011
Tabla 19. Bienes históricos 2011
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
3.738.140.862
29%
Materiales y suministro
7.497.320.556
59%
Adecuaciones y mantenimientos
-
0%
Servicios y consultorías
1.549.509.305
12%
Total
12.784.970.723
100%
Gráfico 1. Bienes históricos 2011
Los materiales y suministros representaron el 59% de los bienes,
mientras que los equipos y enseres fueron el 29% y los servicios y
consultorías el 12% restante.
[78]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
- Año 2012
Tabla 20. Bienes históricos 2012
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
47.951.757.851
41%
Materiales y suministro
11.363.222.396
10%
Adecuaciones y mantenimientos
55.496.681.340
47%
Servicios y consultorías
2.115.121.150
2%
Total
116.926.782.737
100%
Gráfico 2. Bienes históricos 2012
Los materiales y suministro representaron el 10% de los bienes,
mientras que los equipos y enseres fueron el 41%, los servicios y con-
sultorías el 2% y el restante 47% perteneció a las adecuaciones y man-
tenimiento.
[79]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Año 2013
Tabla 21. Bienes históricos 2013
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
45.228.452.356
38%
Materiales y suministro
17.715.272.171
15%
Adecuaciones y mantenimientos
51.715.269.504
44%
Servicios y consultorías
3.167.187.428
3%
Total
117.826.181.459
100%
Gráfico 3. Bienes históricos 2013
Los materiales y suministro representan el 15% de los bienes, mientras
que los equipos y enseres son el 38%, los servicios y consultorías el 3%
y el restante 44% pertenece a las adecuaciones y mantenimiento.
[80]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
G. Estadísticas conformación de necesidades proyectadas de
bienes
- Año 2014
Tabla 22. Bienes proyectados 2014
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
61.065.174.059
39%
Materiales y suministro
25.013.632.866
16%
Adecuaciones y mantenimientos
67.553.636.463
43%
Servicios y consultorías
4.160.051.079
3%
Total
157.792.494.467
100%
Gráfico 4. Bienes proyectados 2014
Los materiales y suministros representarán el 16% de los bienes, mien-
tras que los equipos y enseres serán el 39%, los servicios y consultorías
el 3% y el restante 43% pertenecerá a las adecuaciones y mantenimiento.
[81]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Año 2015
Tabla 23. Bienes proyectados 2015
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
76.355.675.687
37%
Materiales y suministro
30.787.807.789
15%
Adecuaciones y mantenimientos
94.108.644.677
46%
Servicios y consultorías
4.962.883.484
2%
Total
206.215.011.637
100%
Gráfico 5. Bienes proyectados 2015
Los materiales y suministros representarán el 15% de los bienes, mien-
tras que los equipos y enseres serán el 37%, los servicios y consultorías
el 2% y el restante 46% pertenecerá a las adecuaciones y mantenimiento.
[82]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
- Año 2016
Tabla 24. Bienes proyectados 2016
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
91.668.605.246
36%
Materiales y suministro
36.568.794.424
14%
Adecuaciones y mantenimientos
120.663.652.890
47%
Servicios y consultorías
5.765.715.889
2%
Total
254.666.768.449
100%
Gráfico 6. Bienes proyectados 2016
Los materiales y suministros representarán el 14% de los bienes, mien-
tras que los equipos y enseres serán el 36%, los servicios y consultorías
el 2% y el restante 47% pertenecerá a las adecuaciones y mantenimiento.
[83]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Año 2017
Tabla 25. Bienes proyectados 2017
Rubro
Total
Participación
Equipos y enseres
107.005.308.412
35%
Materiales y suministro
42.418.974.375
14%
Adecuaciones y mantenimientos
147.218.661.104
49%
Servicios y consultorías
6.568.548.294
2%
Total
303.211.492.185
100%
Gráfico 7. Bienes proyectados 2017
Los materiales y suministro representarán el 14% de los bienes, mien-
tras que los equipos y enseres serán el 35%, los servicios y consultorías
el 2% y el restante 49% pertenecerá a las adecuaciones y mantenimiento.
[84]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
H. Necesidades de servicios
- Necesidades históricas de servicios
Tabla 26. Necesidades históricas de servicios
Rubro
2011
2012
2013
Viajes y viáticos
Transporte de internos
-
-
50.000.000
Viáticos y gastos de viaje
4.510.000.000
12.800.000.000
8.300.000.000
Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
Implementacion sistema
de gestión documental a
-
200.000.000
-
nivel nacional
De comunicaciones y
-
50.000.000
344.000.000
cómputo
De bienes inmuebles
75.517.116
2.142.348.161
1.798.800.000
De navegación y
-
4.766.676.144
5.410.316.440
transporte
De equipos y enseres
2.115.892.464
162.240.000
766.347.544
Servicio de seguridad y
5.770.453.741
4.482.375.584
6.398.227.072
vigilancia
Servicio de aseo
56.585.887
3.162.816.489
3.005.784.240
De las áreas criminalística
-
4.509.437.248
4.314.000.000
e investigación
De otros bienes
271.391.884
-
10.000.000
Servicios y consultorías
Arrendamiento de bienes
13.589.352.080
16.975.566.756
16.503.000.000
muebles
Arrendamiento de bienes
-
18.013.519.948
3.148.336.910
inmuebles
Capacitación a
-
5.359.206.164
3.894.060.844
funcionarios
Otros servicios y
elementos para
987.162.960
4.567.950.800
2.539.396.141
capacitación
[85]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
Correo
7.822.950.000
-
8.567.351.100
Embalaje y acarreo
-
119.600.000
80.000.000
Consultoría,
implementación del
95.445.000
-
200.000.000
sistema orfeo
Desarrollo de la planeación
-
300.000.000
200.000.000
estratégica
Sistema de aseguramiento
-
503.463.875
-
de la calidad
Suscripciones
20.525.100
20.000.000
26.500.000
Interventoría técnica y
-
199.898.160
-
administrativa
Estrategia de
comunicación interna y
-
-
200.000.000
externa
Seguros generales
14.498.056.920
12.030.337.201
11.655.508.449
Sistematización y
-
1.237.523.130
2.200.000.000
digitalización
Necesidades proyectadas de servicios
Tabla 27. Necesidades proyectadas de servicios
Rubro
2014
2015
2016
2017
Viajes y viáticos
Grabación, transmisión
y reproducción de
53.000.000
56.180.000
59.550.800
63.123.848
comunicaciones a nivel
nacional
Tecnología avanzada para
análisis e identificación
10.806.700.000
12.815.400.000
14.824.100.000
16.832.800.000
balístico forense
Adecuaciones, ampliaciones, construcciones y mantenimiento
Implementación sistema de
gestion documental a nivel
224.720.000
238.203.200
252.495.392
267.645.116
nacional
De comunicaciones y
676.280.000
987.920.000
1.299.560.000
1.611.200.000
cómputo
De bienes inmuebles
2.820.067.929
3.733.407.857
4.646.747.786
5.560.087.714
[86]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
De navegación y transporte
6.417.194.140
7.099.452.854
7.781.711.568
8.463.970.281
De equipos y enseres
97.069.589
-618.189.219
-1.333.448.026
-2.048.706.834
Servicio de seguridad y
7.114.840.562
7.447.560.427
7.780.280.293
8.113.000.158
vigilancia
Servicio de aseo
4.749.206.421
6.312.281.549
7.875.356.676
9.438.431.803
De las áreas criminalística e
4.365.676.517
4.158.513.034
3.951.349.551
3.744.186.068
investigación
De otros bienes
-127.937.699
-266.475.397
-405.013.096
-543.550.794
Servicios y consultorías
Arrendamiento de bienes
19.037.413.398
20.581.646.795
22.125.880.193
23.670.113.590
muebles
Arrendamiento de bienes
-12.419.856.896
-28.176.950.916
-43.934.044.936
-59.691.138.957
inmuebles
Capacitación a
2.574.650.456
1.021.596.417
-531.457.622
-2.084.511.661
funcionarios
Otros servicios y elementos
3.514.443.495
4.337.127.081
5.159.810.667
5.982.494.253
para capacitación
Correo
9.475.924.749
9.870.457.332
10.264.989.915
10.659.522.498
Embalaje y acarreo
42.824.000
848.000
-41.128.000
-83.104.000
Consultoría,
implementación del
267.414.150
322.828.300
378.242.450
433.656.600
sistema orfeo
Desarrollo de la planeación
106.000.000
-
-106.000.000
-212.000.000
estratégica
Sistema de aseguramiento
565.692.010
599.633.531
635.611.542
673.748.235
de la calidad
Suscripciones
31.256.697
34.423.394
37.590.091
40.756.788
Interventoría técnica y
224.605.573
238.081.907
252.366.821
267.508.831
administrativa
Estrategia de comunicación
212.000.000
224.720.000
238.203.200
252.495.392
interna y externa
Seguros generales
10.848.288.266
9.341.737.577
7.835.186.887
6.328.636.197
Sistematización y
3.352.225.482
4.372.450.964
5.392.676.447
6.412.901.929
digitalización
[87]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Consolidado de necesidades históricas de servicios
Tabla 28. Consolidado de necesidades históricas de servicios
Rubro
2011
2012
2013
Viajes y viáticos
4.510.000.000
12.800.000.000
8.350.000.000
Adecuaciones, ampliaciones,
8.289.841.092
19.475.893.626
22.047.475.296
construcciones y mantenimiento
Servicios y consultorías
37.013.492.060
59.327.066.034
49.214.153.444
Consolidado de necesidades proyectadas de servicios
Tabla 29. Consolidado de necesidades proyectadas de servicios
Rubro
2014
2015
2016
2017
Viajes y viáticos
10.859.700.000
12.871.580.000
14.883.650.800
16.895.923.848
Adecuaciones,
ampliaciones,
26.465.055.158
29.977.338.921
33.587.501.265
37.198.521.140
construcciones y
mantenimiento
Servicios y
50.252.738.276
50.945.551.298
52.320.558.213
54.721.834.313
consultorías
I. E stad í st i cas con fo r m aci ó n d e n ecesi dad e s
hi stór i c as d e servi ci o s
- Año 2011
Tabla 30. Servicios históricos 2011
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
4.510.000.000
9%
Adecuaciones y mantenimientos
8.289.841.092
17%
Servicios y consultorías
37.013.492.060
74%
Total
49.813.333.152
100%
[88]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Gráfico 8. Servicios históricos 2011
Los servicios y consultorías representaron el 74% de los servicios,
mientras que las adecuaciones y el mantenimiento fueron el 17% y el
restante 9% perteneció a los viajes y viáticos.
- Año 2012
Tabla 31. Servicios históricos 2012
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
12.800.000.000
14%
Adecuaciones y mantenimientos
19.475.893.626
21%
Servicios y consultorías
59.327.066.034
65%
Total
91.602.959.660
100%
Gráfico 9. Servicios históricos 2012
[89]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
Los servicios y consultorías representaron el 65% de los servicios,
mientras que las adecuaciones y mantenimiento fueron el 21% y el
restante 14% perteneció a los viajes y viáticos.
- Año 2013
Tabla 32. Servicios históricos 2013
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
8.350.000.000
10%
Adecuaciones y mantenimientos
22.047.475.296
28%
Servicios y consultorías
49.214.153.444
62%
Total
79.611.628.740
100%
Gráfico 10. Servicios históricos 2013
Los servicios y consultorías representan el 62% de los servicios, mien-
tras que las adecuaciones y mantenimientos son el 28% y el restante
10% pertenece a los viajes y viáticos.
[90]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
J. Estadísticas conformación de necesidades proyectadas de
servicios
- Año 2014
Tabla 33. Servicios proyectados 2014
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
10.859.700.000
12%
Adecuaciones y mantenimientos
26.465.055.158
30%
Servicios y consultorías
50.252.738.276
57%
Total
87.577.493.434
100%
Gráfico 11. Servicios proyectados 2014
Los servicios y consultorías representaran el 57% de los servicios,
mientras que las adecuaciones y el mantenimiento serán el 30% y el
restante 12% pertenecerá a los viajes y viáticos.
[91]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
- Año 2015
Tabla 34. Servicios proyectados 2015
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
12.871.580.000
14%
Adecuaciones y mantenimientos
29.977.338.921
32%
Servicios y consultorías
50.945.551.298
54%
Total
93.794.470.219
100%
Gráfico 12. Servicios proyectados 2015
Los servicios y consultorías representaran el 54% de los servicios,
mientras que las adecuaciones y mantenimiento serán el 32% y el res-
tante 14% pertenecerá a los viajes y viáticos.
[92]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
- Año 2016
Tabla 35. Servicios proyectados 2016
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
14.883.650.800
15%
Adecuaciones y mantenimientos
33.587.501.265
33%
Servicios y consultorías
52.320.558.213
52%
Total
100.791.710.278
100%
Gráfico 13. Servicios proyectados 2016
Los servicios y consultorías representaran el 52% de los servicios,
mientras que las adecuaciones y mantenimientos serán el 33% y el
restante 15% pertenecerá a los viajes y viáticos.
- Año 2017
Tabla 36. Servicios proyectados 2017
Rubro
Total
Participación
Viajes y viáticos
16.895.923.848
16%
Adecuaciones y mantenimientos
37.198.521.140
34%
Servicios y consultorías
54.721.834.313
50%
Total
108.816.279.301
100%
[93]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
Gráfico 14. Servicios proyectados 2017
Los servicios y consultorías representaran el 50% de los servicios,
mientras que las adecuaciones y mantenimiento serán el 34% y el res-
tante 16% pertenecerá a los viajes y viáticos.
II. ÍNdice icce
El Índice de Calidad de Cumplimiento en la Ejecución -icce-, es una
herramienta aplicada para calificar el estado de ejecución de los valo-
res presupuestados en el plan de compras.
Dependiendo del valor del índice icce, la ejecución del plan de com-
pras puede ser calificada como excelente, buena, regular, mala o muy
mala, de acuerdo con los rangos que se especifican a continuación.
Tabla 37. Valoración del Índice icce
Valor icce (%)
Clasificación de la ejecución
Convención
95,00 - 100,00
Excelente
81,00 - 94,99
Buena
51,00 - 80,99
Regular
26,00 - 50,99
Mala
0,00 - 25,99
Muy mala
[94]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
III. Resultados de la aplicación del icce
A. Variación del icce año 2011
Tabla 38. Variación del icce 2011
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
62.598.303.875
71,98%
Valor ejecutado
45.055.762.721
REGULAR
B. Variación del icce año 2012
Tabla 39. Variación del icce 2012
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
208.529.742.397
89,17%
Valor ejecutado
185.951.910.120
BUENA
C. Variación del icce año 2013 (a noviembre)
Tabla 40. Variación del icce 2013 (a noviembre)
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
197.437.810.199
76,20%
Valor ejecutado
150.456.330.277
REGULAR
[95]
Proyección financiera y estadística del plan de compras para los años 2014 2017
D. Variación del icce proyectada año 2014
Tabla 41. Variación del icce 2014
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
245.369.987.901
78,32%
Valor ejecutado
192.173.774.524
REGULAR
E. Variación del icce proyectada año 2015
Tabla 42. Variación del icce 2015
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
300.009.481.854
80,43%
Valor ejecutado
241.297.626.255
REGULAR
F. Variación del icce proyectada año 2016
Tabla 43. Variación del icce 2016
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
355.458.478.727
82,55%
Valor ejecutado
293.430.974.189
BUENA
[96]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
G. Variación del icce proyectada año 2017
Tabla 44. Variación del icce 2017
Rubro
Total
Participación
Valor presupuestado
412.027.771.487
84,66%
Valor ejecutado
348.822.711.340
BUENA
[97]
Capítulo séptimo
Propuesta de mejoramiento estratégico
para el plan de compras
A través del análisis de los Planes de Compras de los años 2011, 2012 y
2013 de la Fiscalía General de la Nación y su proyección para los años
2014, 2015, 2016 y 2017, se busca que la gestión en la entidad sea cada
vez más competitiva, lo que involucra el desarrollo de herramientas
que permitan que la institución mejore sus finanzas. Pero algo aún
más importante que esto, es la creación de valor, lo que hace necesario
el establecimiento de estrategias empresariales y financieras que pro-
porcionan un enfoque de visión de futuro.
Es por lo anterior que se llevó a cabo el análisis de las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas que presenta la Fiscalía General
de la Nación frente a su Plan de Compras, según los periodos ana-
lizados y el entorno que la rodea. La matriz dofa hace énfasis en el
análisis de la situación financiera de los planes, pero sin desconocer
las demás variables que rodean a la institución.
Se desarrolla una propuesta en pro de mejorar el desempeño de
compras de la Fiscalía y la generación de valor, para ello se presentan
algunas estrategias financieras las cuales van ligadas a compras de bie-
nes y servicios proyectadas.
[98]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
I. Anál i si s mat r iz d o fa
Tabla 45. Matriz dofa
Tipo
Aspectos positivos
Aspectos negativos
Fortalezas
Debilidades
• Posicionamiento de la Fiscalía
• Alto nivel de costos en sus
como organismo independiente
servicios.
adscrito a la rama judicial del
Poder Público en Colombia,
•Debido a la crisis económica
cuya principal función es la de
del país, la institución refleja
investigar y acusar a los presuntos
una significativa reducción en la
responsables de haber cometido un
participación de los ingresos de la
delito; y por ende de la seguridad
nación, y esto disminuye el valor
ciudadana a nivel nacional.
presupuestado del Plan de Compras.
• La prestación de sus servicios y la
•El alto nivel de pasivos de corto
amplia cobertura en todo el país.
plazo afecta la liquidez inmediata de
la institución.
• La fgn posee alternativas de
Evaluación
financiación para la adquisición de
•Margen muy estrecho de solvencia
interna
bienes y servicios que le brindan a
financiera para hacer frente a las
los ciudadanos en general diversas
obligaciones totales de su propio
posibilidades de acceso a cada uno
cuerpo técnico de investigación.
de sus servicios de investigación de
delitos y acusación a los presuntos
infractores.
• Alta capacidad del capital de
trabajo operativo.
• Buena imagen y percepción
financiera de la institución que
le permite ante los proveedores
sostener un apalancamiento
financiero importante para
hacer frente a la crítica situación
económica del país.
[99]
Propuesta de mejoramiento estratégico para el plan de compras
Tipo
Aspectos positivos
Aspectos negativos
Oportunidades
Amenazas
• El desarrollo del mercado se
• Incremento de los niveles de
ha favorecido por la reducción
delincuencia, violencia e inseguridad
en los precios de los bienes y
en el país.
servicios, debido a la mayor
presencia de competidores de
• Las crisis y los problemas en
venta de productos y prestación de
la actual situación penitenciaria
servicios.
y sistema penal colombiano, lo
que incrementa los costos de la
• Los tratados de libre comercio
institución.
Evaluación
traen nuevas oportunidades y retos
externa
para la institución.
• Las fallas estructurales de la política
criminal que se ha venido ejecutando
• La fgn es líder en el sistema
desde hace 20 años en el país:
garantista de los derechos
fundamentales de los colombianos.
- La concepción maximalista del
derecho penal y su expansión.
- El populismo punitivo.
- El retroceso en la protección de
los derechos fundamentales.
II. Diseño de estrategias
A. Estrategias para disminuir los costos de servicios
Obtener descuentos adicionales de los proveedores por pagos de
contado.
Implementación de un mecanismo adecuado para el manejo de los
inventarios.
Se debe efectuar un proceso de negociación directa con los provee-
dores de los bienes y los servicios, con el fin de lograr descuentos adi-
cionales que logren un impacto en los costos y permitan una reduc-
ción del 0,60% para el 2014, 0,80% para el 2015, 1,00% para el 2016 y el
[100]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
1,20% para 2017. Porcentajes que si bien en apariencia no demuestran
un valor representativo, vale la pena resaltar que debido al alto nivel
que representan las compras presupuestadas en los planes de compras
este porcentaje de reducción contribuiría de manera significativa en el
mejoramiento de los resultados operacionales.
También se deben identificar oportunidades de ahorro en gastos que
constituyen un alto compromiso de la Fiscalía a través de la mejora en
los procesos logísticos.
B. Estrategias para disminuir los gastos operacionales
Las acciones que debe realizar la fgn para reducir sus gastos operati-
vos son básicamente los siguientes:
Disminuir los costos fijos.
Con respecto a los gastos operativos, la Fiscalía debe mejorar la
productividad de los procesos de apoyo administrativo que generen
un ahorro aproximado del 10,00%, 11,00%, 12,00% y 13,00% para los
años proyectados.
C. Estrategias para reducir el capital invertido
Manejo adecuado de inventarios y optimización de tiempos.
Reducir el nivel de existencias mediante la implementación de un
adecuado sistema para la administración de los inventarios, que per-
mita tener el abastecimiento necesario evitando así un sobre costo por
su manejo, dada la necesidad de liberar liquidez para la Fiscalía tras la
crisis presentada.
Se planea que la fgn debe seguir invirtiendo en activos fijos que le
permitan mejorar el manejo de los inventarios y optimizar al máximo
su control, por esto, dentro de las actividades de inversión se debe
mantener el comportamiento que ha tenido en cuanto a adquisición
de equipo tecnológico se refiere.
[101]
Capítulo octavo
Conclusiones y recomendaciones
I. Co n c lu s i o n es
La conformación de necesidades históricas de bienes a para los
años 2011, 2012 y 2013 muestran un crecimiento sostenido de los
equipos y enseres pasando de un 29% en 2011 a un 38% en 2013,
mientras que los materiales y suministros disminuyeron a una ra-
zón de 44 puntos, presentando en el año 2011 un 59% y en 2013 un
15%. Igual situación se presenta con los servicios y consultorías que
presentaron en el 2011 un 12% y en 2013 un 3%. Las adecuaciones
y mantenimientos aumentaron su participación dentro de las ne-
cesidades de bienes, pasando de un 0% en 2011 a un 44% en 2013.
La conformación de las necesidades proyectadas de bienes mues-
tra como en el futuro los equipos y enseres presentarán una inver-
sión cada vez menor en el Plan de Compras, pasando de un 39%
en 2014 a un 35% en 2017; las adecuaciones y mantenimiento por
su parte, muestran un incremento pasando del 43% en 2014 a un
49% en 2017. Los rubros de materiales y suministro y servicios y
consultorías tendrán un comportamiento de relativa estabilidad
[102]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
durante los cuatro años de proyección del plan de compras donde
representarán el 15% y el 3% respectivamente.
Las necesidades históricas de servicios, muestran que en los últi-
mos cuatro años el rubro de servicios y consultorías ha venido en
disminución del 74% al 62%, las adecuaciones y el mantenimiento,
por el contrario ha mostrado aumento sostenido, al pasar del 17%
en 2011 al 28% en 2013. Los viajes y viáticos muestran un sosteni-
miento en el tiempo con un 10%.
La conformación de las necesidades proyectadas de servicios en
el Plan de Compras proyectado para los años 2014, 2015, 2016 y
2017, muestran una disminución de los servicios y consultorías,
pasando del 57% en 2014 al 50% en 2017; los rubros de adecua-
ciones y mantenimiento y viajes y viáticos presentan un sostenido
crecimiento en los cuatro años de un punto, al pasar del 30% al 34%
y del 12% al 16% respectivamente.
Los Índices de Calidad de Cumplimiento en la Ejecución -icce- de
los planes de compras, presentan una calificación del 71,98% en
2011, 89,17% en 2012 y 76,20% en 2013 (a noviembre), obteniendo
clasificación de regular, buena y regular según el cuadro de con-
venciones utilizado.
La proyección de los Índices de Calidad de Cumplimiento en la
Ejecución -icce- de los planes de compras, presentan una califica-
ción del 78,32% en 2014, 80,43% en 2015, 82,55% en 2016 y 84,66%
en 2017, obteniendo clasificación de regular, regular, buena y bue-
na según el cuadro de convenciones utilizado.
Con la elaboración del análisis y evaluación del plan de compras de
la Fiscalía General de la Nación a través de proyección financiera
y estadística período 2014-2017, se busca que las directivas de la
institución se concentren en el objetivo de desarrollar habilidades
y competencias para la programación, elaboración, ejecución con-
trol y evaluación de su plan de compras en cada vigencia, y que sea
un elemento que está integrado al presupuesto, al sistema contable
y financiero y al Plan de Acción Institucional.
[103]
Conclusiones y recomendaciones
La esencia de este análisis y evaluación, elaborado para la Fiscalía
General de la Nación, consiste en que se identificaron de forma
sistemática las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
que existen para la institución, mediante la elaboración de la ma-
triz dofa y el diseño de estrategias, lo cual proporciona la base
para que la Fiscalía se concientizar sobre la necesidad de realizar
las compras con ética y responsabilidad social.
El presente análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía
General de la Nación a través de proyección financiera y estadística
período 2014-2017, se caracteriza por ser un estudio proyectado a
un mediano plazo de cuatro años, por lo que el área de Compras
de la institución debe utilizarlo de forma efectiva para realizar una
correcta y oportuna ejecución del presupuesto.
II. Recomendaciones
El compromiso para la Fiscalía General de la Nación, es hacer que
el plan de compras proyectado para los años 2014 a 2017, sea un
instrumento en el que se refleja la Misión, los Objetivos, las Políti-
cas, las Estrategias y el Plan de Acción de la institución pública con
pertinencia y coherencia.
Se debe formular un procedimiento propio de la Fiscalía General de
la Nación que le permita mantener un eficiente sistema de informa-
ción que proporcione herramientas a la alta dirección para futuras
decisiones concernientes a la adquisición de bienes y servicios.
Cuando una serie de planes son operacionales, tiene que ejercerse
el control para medir el progreso, este control, en muchos casos,
tiene como resultado la revisión de los planes de compras ante-
riores y la formulación de nuevos planes -como los proyectados
en este trabajo-, cambios en las operaciones y nueva asignación
de personal, para lo cual se recomienda llevar a cabo las siguien-
tes actividades: medir los resultados de las ejecuciones contra los
presupuestos, planes y normas preestablecidos en la fgn; informar
los resultados del proceso de compras al área de Compras; anali-
zar las desviaciones encontradas respecto a los planes, políticas y
[104]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
normas establecidas para determinar las causas fundamentales y
considerar puntos de acción que puedan seguirse para corregir las
deficiencias indicadas.
El presente trabajo no tendría utilidad sino se pone todo el empe-
ño en su implementación, las áreas de Compras, Planeación, Ad-
ministrativa y Financiera y Control Interno deben demandar un
esfuerzo constante para que se correspondan y ajusten los planes
de compras, siendo necesario que se utilicen todas las técnicas y
herramientas que se han desarrollado en este análisis y evaluación
para actualizar los conceptos y el uso de tecnologías administrati-
vas e informáticas para la administración integral del plan.
La aplicabilidad y en específico el desarrollo del análisis y evalua-
ción del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación a tra-
vés de proyección financiera y estadística período 2014-2017, es el
punto de partida en el empeño de convertir el plan de compras de
los próximos cuatro años, en una herramienta de gestión adminis-
trativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos de
la institución en el futuro.
[105]
Bibliografía
Acuerdo 0004 de 2005, en Diario Oficial, n.° 45.906, de
12 de mayo de 2005, disponible en [https://www.
funcionpublica.gov.co/documents/34645357/34703462/
ACUERDO+004+DE+2005+SICE.pdf/d67c2845-9dea-409e-9c84-
5c9e2f036fe1?version=1.0&t=1499755604602].
Bailey, Larry P. Miller. Guía de auditoría. Una reexpresión
comprehensiva de las normas de auditoría (sas), de testimonio
(ssae), de servicios de contabilidad y revisión (sqcs) y de control de
calidad (sqcs), España, Harcourt Brace, 1998.
Bernal T., César Augusto. Metodología de la investigación para
administración y economía, Prentice Hall, 1999.
Constitución Política de Colombia, en Gaceta Constitucional, n.° 114, de
4 de julio de 1991, disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?id=1687988 ].
Decreto 111 de 1996, Diario Oficial, n.° 42.692 de 18 de enero de 1996,
disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.
asp?id=1024830 ].
Decreto 1737 de 1998, en Diario Oficial, n.° 43.371, de 25 de agosto
de 1998, disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?id=1341634 ].
Decreto 1738 de 1998, en Diario Oficial, n.° 43.371, de 25 de agosto
de 1998, disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?ruta=Decretos/1831103].
Decreto 262 de 2000, en Diario Oficial, n.° 43.904, de 22 de febrero
de 2000, disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?id=1059749 ].
[106]
Análisis y evaluación del plan de compras de la Fiscalía General de la Nación...
Decreto 3512 de 2003, en Diario Oficial, n.° 45.398 de 11 de diciembre
de 2003, disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?ruta=Decretos/1877848].
Departamento Nacional de Planeación. La administración y
ejecución del plan de desarrollo en las entidades territoriales:
procesos e instrumentos, Bogotá, julio de 1998.
Esteo Sánchez, Francisco. Análisis de estados financieros,
planificación y control (comentarios y casos prácticos), Madrid,
Centro de Estudios Financieros, 1989.
Gaither, Norman y Greg Frazier. Administración de producción y
operaciones, España, Tomson Reuters, 2000.
Hanke, John E. y Dean W. Wichern. Pronósticos en los negocios, 8.a ed.,
México, Prentice-Hall, 2006.
Leenders, Michiel R.; Harold E. Fearon, Wilbur B. England y
Maria del Consuelo Hidalgo y Mondragon. Administración
de compras y materiales, México, cecsa, 1995.
Ley 42 de 1993, en Diario Oficial, n.° 40.732, de 27 de enero de 1993,
disponible en [http://www.secretariasenado.gov.co/senado/
basedoc/ley_0042_1993.html ].
Ley 80 de 1993, Diario Oficial, n.° 41.094 de 28 de octubre de 1993,
disponible en [http://www.secretariasenado.gov.co/senado/
basedoc/ley_0080_1993.html ].
Ley 598 de 2000, Diario Oficial, n.° 44092 de 19 de julio de 2000,
disponible en [http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.
asp?ruta=Leyes/1807404].
Ley 819 de 2003, en Diario Oficial, n.° 45.243 de 9 de julio de 2003,
disponible en [http://www.secretariasenado.gov.co/senado/
basedoc/ley_0819_2003.html ].
Mallo, Carlos y José Merlo. Control de gestión y control
presupuestario, Madrid, McGraw-Hill, 1996.
[107]
Bibliografía
Martínez Moya, Emilio. Gestión de compras: negociación y estrategias
de aprovisionamiento, España, FC Editorial, 2010.
Mercado, Salvador. Administración aplicada: teoría y práctica, 2.a ed.,
México, Limusa, 2002.
Pérez Toraño, Luis Felipe. Auditoría de estados financieros, México,
McGraw-Hill, 1999.
Pindyck, Robert S. y Daniel L. Rubinfeld. “Pronósticos con un
modelo de regresión de una sola ecuación”, en Econometría:
modelos y pronósticos, 4.a ed., México, McGraw-Hill, 2001.
Quesada Sánchez, Francisco Javier. Presentación de la información
anual, Albacete, España, Edit. Tébar Flores, 1998.
Resolución 5313 de 2002, Diario Oficial, n.° 44734 de 8 de marzo de
2002, disponible en [https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=6185 ].
Resolución 5314 de 2002, en Diario Oficial, n.° 44.741 de 16 de marzo
de 2001, disponible en [https://www.funcionpublica.gov.co/
eva/gestornormativo/norma.php?i=6182#:~:text=Por%20la%20
cual%20se%20adopta,para%20la%20Administraci%C3%B3n%20
del%20CUBS.].
Rivero Torre, Pedro; Regino Banegas Ochovo, Fernando
Sánchez-Mayoral García-Calvo y Domingo Nevado Peña.
Análisis por ratios de los estados contables financieros (análisis
externo), Madrid, Civitas, 1998.
Robinson, Patrick J.; Charles W. Faris y Yoram Wind. Industrial
buying and creative marketing, Boston, Allyn & Bacon, 1996.
Welsch, Glenn A.; Ronald W. Hilton, Paul N. Gordon y Carlos
Rivera Noverola. Presupuestos: planificación y control, 7.a ed.,
México, Prentice-Hall, 1990.
Zorrilla Arena, Santiago. Introducción a la metodología de la
investigación, México Edit. Océano, 2007.
Editado por el Instituto Latinoamericano de Altos Estudios -ilae-,
en junio de 2021
Se compuso en caracteres Minion Pro de 11 y 9 ptos.
Bogotá, Colombia