POLÍTICA DE MANEJO DE DATOS

INSTITUTO LATINOAMERICANO DE ALTOS ESTUDIOS –ILAE– POLÍTICA DE MANEJO DE DATOS PERSONALES AGOSTO DE 2013

El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios –ILAE–, siguiendo los principios de legalidad, libertad, transparencia y protección de derechos constitucionales tales como el habeas data, la intimidad, el buen nombre y la privacidad, expide la presente política de manejo de datos personales, para quienes, en virtud de actividades académicas, comerciales y laborales, suministren información y datos personales al ILAE, quien estará encargado del tratamiento, entiéndase, conocimiento, actualización y rectificación de estos.

1. Sustento legal:

Artículo 15 de la Constitución Política Nacional.
Ley 1266 de 2008. “Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data”.
Ley 1581 de 2012. “Por la cual se le otorga competencia a la Superintendencia de Industria y Comercio para la vigilancia y control relacionada con los datos personales”.
Decreto Reglamentario 1727 de 15 de mayo de 2009.
Decreto Reglamentario 2952 de 6 de agosto de 2010.
Decreto Reglamentario Parcial 1377 de 27 de junio de 2013.
Sentencia Corte Constitucional C- 1011 de 16 de octubre de 2008, M. P.: Jaime Córdoba Triviño.
Sentencia Corte Constitucional C-748 de 6 de octubre de 2011, M. P.: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

2. Autorización del titular

Se requiere la autorización previa expresa e informada del titular, que deberá ser obtenida por cualquier medio susceptible de ser consultado y verificado posteriormente, salvo las excepciones previstas en la ley. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Deberes del ILAE como responsable del tratamiento de datos personales

El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios –ILAE–, actuando como responsable del tratamiento de datos personales y en virtud del artículo 17 de la Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Teniendo en cuenta que el ILAE no solo actúa como responsable del tratamiento de datos personales, sino como encargado del tratamiento de los mismos, cumplirá con los siguientes deberes consagrados en el artículo 18 de la ley citada.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Registro Nacional de Bases de Datos

El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios –ILAE–, se reserva la potestad de mantener cierta información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial, en virtud de la solicitud expresa de los titulares del derecho fundamental de habeas data.

Teniendo en cuenta que el ILAE maneja información de contenidos editoriales, además de información de carácter financiero, estos datos se excluyen de la inclusión del Registro Nacional de Bases de Datos de conformidad con la Ley 1581 de 2012 (artículo 2.º literales d y e, respectivamente).

En cuanto a la información que no se encuentre fuera del ámbito de aplicación de la mencionada ley, ésta reposara en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD– que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC– y la cual será de consulta pública.

5. Autorizaciones y consentimiento
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del ILAE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

5.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización se hará mediante documento, sea físico o electrónico o cualquier otro medio que permita y garantice su posterior consulta, ya sea por un mecanismo técnico o tecnológico que permita concluir de forma inequívoca la manifestación de la voluntad del titular (ver Anexo 1: modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales).

6. Aviso de privacidad
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. Por medio de este documento, se comunica al titular todo lo concerniente a las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, así como la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales (ver Anexo 2: Modelo de aviso de privacidad).

6.1. Alcance y contenido del aviso de privacidad
El aviso de privacidad está compuesto por:
a) La identidad, el domicilio y los datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) Tipo de tratamiento y finalidad al cual serán sometidos los datos.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que sean de conocimiento del titular, la política de tratamiento de la información, al igual que los cambios que en ella se produzcan.

7. Derechos de los titulares de la información
De conformidad con el artículo 8.º de la Ley 1581 de 2012, sobre el titular de la información recaen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho va dirigido, entre otros, a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10.º de la ley citada;
c) Recibir información por parte del responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Garantías del derecho de acceso
El Instituto Latinoamericano de Altos Estudios –ILAE– asegurará el derecho de acceso a la información, cuando previamente se haya acreditado la identidad del titular, la legitimidad o la personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, todos los datos personales completos a través de cualquier medio ya sea físico o electrónico, garantizando así el acceso directo del titular a su información.

9. Revocatoria de autorización y supresión de datos
El titular del derecho puede en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Este tipo de procedimiento de revocatoria de autorización deberá llevarse a cabo de forma sencilla y gratuita. La revocatoria podrá realizarse en forma total o parcial, dependiendo de las finalidades consentidas y del tipo de tratamiento.

En cuanto a la supresión de datos o el derecho de cancelación, hay que tener en cuenta que no son absolutos. El responsable del manejo de los datos podrá negarse a la solicitud siempre y cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; b) La eliminación de los datos comprometa actuaciones judiciales o administrativas en ámbitos fiscales, penales, administrativos, etc.; y c) Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente titulados del titular, en función del interés público o en cumplimiento de una obligación previamente adquirida.

10. Seguridad de la información y medidas de seguridad
Siguiendo de cerca el principio de seguridad formulado en el literal g, artículo 4.º, el ILAE acogerá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para conceder la seguridad a los registros evitando de esta forma adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; empero no se hace responsable de las manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su ámbito de protección.

11. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte del ILAE
Por la naturaleza del Instituto Latinoamericano de Altos Estudios –ILAE–, la información recopilada y almacenada podrá ser transferida al exterior, esto en cumplimiento de lo convenido con el titular de los datos personales y sujeto a los requerimientos legales aplicables. Con la presente política, se autoriza al ILAE para hacer la trasferencia de esta información. Lo anterior implica la vinculación del tercero que conozca de la información, de observar la política y emplear los datos recibidos para los asuntos relativos a la relación entre éste y el ILAE.

El intercambio entre el ILAE y las entidades gubernamentales o públicas y terceros que participen de actividades legales serán con el fin de: a) Cumplir con la leyes vigentes, incluso aquellas distintas a las de su país de residencia; b) Para cumplir con trámites jurídicos; c) Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del Gobierno distintas las de su país de residencia; d) Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; e) Para proteger nuestras operaciones; f) Para proteger nuestros derechos privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de un tercero; y g) Para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que no puedan afectar; h) El titular del dato acepta su participación en los diferentes espacios de interacción que propicie el ILAE a través de sus portales y de la página Web, en los ámbitos de la docencia, investigación, extensión y relacionamiento con el sector educativo y científico.

12. Función de protección de datos personales al interior del ILAE El ILAE actuará, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos personales; y las distintas dependencias, tanto académicas como administrativas, actuarán como encargados del tratamiento de datos personales.

En el caso en que el Instituto Latinoamericano de Altos Estudios –ILAE– haga uso contrario al autorizado en las leyes, el titular podrá contactarse a través de comunicación motivada dirigida al ILAE. Dirección: Carrera 18 # 39A-46 Bogotá Colombia; correo electrónico: [defensoria@ilae.edu.co]; Teléfonos: PBX (571) 232 3705, (571) 285 6668, (571) 340 1266, FAX (571) 323 2181, llame gratis desde cualquier lugar de Colombia 018000-118444.

VIGENCIA

La presente política rige a partir del 15 de agosto de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias académicas o administrativas en el Instituto Latinoamericano de Altos Estudios.